De overheid zet volop in op de digitalisering van haar inkoopprocessen. Met e-facturen, e-orders en andere vormen van digitale gegevensuitwisseling ontstaat een eenvoudigere, efficiëntere en minder foutgevoelige manier van zakendoen. Het Rijk loopt hierin voorop. In lijn met de 1 overheidsgedachte is het doel dat leveranciers in de toekomst op een uniforme manier zaken kunnen doen met alle overheidsorganisaties, zonder onderlinge verschillen te ervaren.
Digitalisering maakt het makkelijker en efficiënter, en biedt ook de kans om waardevolle, gestandaardiseerde inkoopdata te gebruiken. De overheid besteedt jaarlijks ongeveer 100 miljard euro aan goederen en diensten. Door deze gegevens digitaal te verwerken, ontstaat beter inzicht in uitgaven en resultaten. Dat maakt het eenvoudiger om tijdig en transparant verantwoording af te leggen aan bestuur en politiek. En om gericht te sturen op beleidsdoelen.
Inkoop binnen de overheid wordt nog vaak gezien als een uitvoerende taak, terwijl het juist een krachtig strategisch instrument is. Goede, actuele inkoopdata zijn daarvoor essentieel. Zonder inzicht in wat wordt ingekocht, bij wie en onder welke voorwaarden, is effectief sturen of verantwoorden nauwelijks mogelijk. Digitalisering speelt hierin een sleutelrol.
Hoe werkt digitaal zakendoen?
Bij digitaal zakendoen wordt een bericht zoals een e-factuur, rechtstreeks uitgewisseld tussen het systeem van een leverancier en dat van een overheidsorganisatie.
De gegevens worden nog wel handmatig ingevoerd, bijvoorbeeld door een medewerker van de leverancier. Maar hoeven daarna niet te worden overgetypt of handmatig gecorrigeerd door de ontvanger, zoals bij een factuur in pdf-formaat vaak nodig is – ondanks het gebruik van scan- en herkensoftware.
Doordat alle partijen werken met dezelfde digitale standaarden weten systemen precies waar informatie zoals het factuurnummer, de datum of het bedrag staat. Hierdoor kunnen deze gegevens automatisch worden gelezen, gevalideerd en verwerkt. Dat maakt de verwerking van e-facturen en andere digitale inkoopberichten sneller, efficiënter en minder foutgevoelig.
Zakendoen via Peppol
Voor het veilig en betrouwbaar uitwisselen van digitale inkoopberichten, zoals e-facturen, kiest de overheid voor Peppol. Dit is een internationaal netwerk, gebaseerd op open standaarden, speciaal ontwikkeld voor digitaal zakendoen met steun van de Europese Commissie. Alle partijen op het Peppol-netwerk gebruiken dezelfde digitale afspraken, zodat systemen van verschillende organisaties eenvoudig met elkaar kunnen communiceren. Dat maakt Peppol veilig, betrouwbaar en breed toepasbaar.
Leveranciers sluiten zich 1 keer aan op het Peppol-netwerk en kunnen daarna e-facturen sturen aan alle overheden en aanbestedende diensten; van ministerie tot gemeente, waterschap of onderwijsinstelling. Steeds meer overheden gebruiken Peppol inmiddels ook voor andere digitale berichten, zoals e-tijdkaarten en e-orders. Naast de overheid zijn ook steeds meer bedrijven aangesloten op het Peppol-netwerk, waardoor leveranciers met één aansluiting niet alleen de hele publieke sector, maar ook een groeiend aantal private organisaties kunnen bereiken.
De meeste boekhoud- en facturatieprogramma’s ondersteunen Peppol al. Leveranciers kunnen daardoor e-facturen vaak direct vanuit hun eigen software versturen, zonder extra handelingen of ingewikkelde aansluittrajecten. Je kunt het vergelijken met het telefoonnetwerk: het maakt niet uit bij welke provider je zit, je kunt iedereen bereiken. Zo werkt het ook met Peppol, met 1 aansluiting kunnen leveranciers digitaal zakendoen met alle aangesloten overheden en bedrijven.
