Er wordt gewerkt aan een toekomstbestendig inkoopproces, gebaseerd op open standaarden, centrale voorzieningen en het principe van 1 overheid: leveranciers moeten op een herkenbare en eenduidige manier zaken kunnen doen met alle onderdelen van het Rijk.
Digitalisering Rijksinkoop
De Chief Procurement Officer (CPO) Rijk is de centrale inkoopverantwoordelijke binnen de overheid. Vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stuurt de CPO samen met het team Digitalisering Rijksinkoop op een rijksbrede koers voor inkoop en aanbesteden, met focus op verdere digitalisering en samenwerking met andere overheden.
De digitalisering van de Rijksinkoop is een ambitieus project. De overheid is een netwerk van zelfstandig opererende organisaties, elk met hun eigen inkoopprocessen en systemen. Om toch 1 overheidservaring te bieden aan leveranciers, wordt gewerkt volgens het principe van ‘managed diversity’: ruimte voor maatwerk binnen Rijksorganisaties, maar een uniforme digitale toegang voor leveranciers. De verwerking van e-facturen verloopt al succesvol. Ook de e-order en e-tijdkaart zijn beschikbaar voor gebruik. De komende jaren ligt de focus op verdere digitalisering van aanbestedingen, offerteverwerking en contractbeheer.
Nieuwe kansen
De digitalisering draagt niet alleen bij aan efficiency en gebruiksvriendelijkheid, maar biedt ook nieuwe kansen voor betere sturing en verantwoording. De digitale verwerking van inkoopdata maakt het mogelijk om inzicht te krijgen in uitgaven, resultaten en de mate waarin beleidsdoelen – zoals duurzaamheid, innovatie en sociale impact – worden gerealiseerd. Hiermee wordt inkoop nadrukkelijker een strategisch instrument.
Samenwerking speelt een belangrijke rol. De overheid werkt nauw samen met leveranciers en andere overheden om dienstverlening continu te verbeteren. Praktische initiatieven, zoals de pilot voor e-orders bij het Nederlands Forensisch Instituut en de Helpdesk e-factureren (RVO), dragen hier direct aan bij. Zo bouwt het Rijk stap voor stap aan een professionele, betrouwbare en toegankelijke digitale inkoopketen – en legt het tegelijk de basis voor een overheidsbrede aanpak van digitaal zakendoen. RVO, Logius, NPa en RIS ondersteunen bij de uitvoering.
Digitalisering overheidsbreed
De Rijksoverheid wil niet alleen haar eigen inkoopprocessen digitaliseren, maar ook andere overheden – zoals gemeenten, provincies en waterschappen – in beweging brengen. Digitaal zakendoen met de overheid moet eenvoudig, herkenbaar en betrouwbaar zijn voor alle leveranciers, ongeacht met welke overheidsorganisatie zij te maken hebben. Om dat te bereiken wordt ingezet op een uniforme werkwijze met gebruik van open standaarden, zoals Peppol. Daarmee wordt het mogelijk om op één manier e-facturen, e-orders en andere digitale berichten uit te wisselen tussen bedrijven en de overheid. Dit verlaagt de administratieve lasten, voorkomt fouten en maakt gegevensuitwisseling efficiënter.
Het Rijk speelt hierbij een actieve rol. Vanuit het ministerie van BZK en onder regie van de Chief Procurement Officer (CPO) Rijk wordt beleid ontwikkeld dat gericht is op samenwerking, kennisdeling en harmonisatie van digitale processen. In opdracht van het Rijk biedt de RVO met het Kenniscentrum e-procurement en de e-factuurwijzer steun aan overheidsorganisaties bij het digitaliseren van inkoopprocessen. Zo ontstaat stap voor stap een overheidsbrede digitale inkooppraktijk: professioneel, toekomstbestendig en toegankelijk voor elke leverancier – van lokale zzp’er tot internationale onderneming.
Benelux
Ook op internationaal niveau zet Nederland actief in op de digitalisering van overheidsinkoop. Er wordt intensief samengewerkt met België en Luxemburg om de digitalisering van overheidsinkoop binnen de Benelux te versnellen. In maart 2024 ondertekenden de 3 landen een gezamenlijke Benelux-aanbeveling waarin het gebruik van e-facturatie bij overheidsopdrachten actief wordt aangemoedigd. Deze politieke afspraak is een belangrijke stap richting grensoverschrijdende standaardisatie en administratieve vereenvoudiging in de publieke sector.
De aanbeveling sluit aan bij het beleid van Nederland en zijn buurlanden om digitaal zakendoen tussen overheden en bedrijven veiliger, sneller en efficiënter te maken. Daarbij wordt ingezet op open standaarden en netwerken zoals Peppol, die het mogelijk maken om e-facturen en andere inkoopberichten ook internationaal uit te wisselen.
Door gezamenlijk op te trekken versnellen de 3 landen de adoptie van e-facturatie en verlagen zij de drempels voor leveranciers om grensoverschrijdend zaken te doen binnen de Benelux en in Europa.
