Veel overheidsorganisaties zijn al vanaf 2009 aangesloten op de Berichtenbox. Heeft uw overheidsorganisatie nog geen Berichtenbox? Vraag er dan 1 aan.
Het aanvraagproces voor een Berichtenbox bestaat uit 3 stappen:
- Bel de servicedesk en vraag een Berichtenbox aan.
- Vul het formulier in en stuur het per e-mail retour.
- Publieke bekendmaking.
Stappenplan aansluiten door overheden
Stap 1: Bel de servicedesk en vraag een Berichtenbox aan
U belt met de servicedesk (088-0424230) en de servicedesk stuurt u een formulier ‘bevoegd persoon’ toe.
Stap 2: Vul het formulier in en stuur het per e-mail retour
Wie ondertekent?
U bepaalt zelf wie binnen uw organisatie de bevoegd persoon wordt. Bevoegd persoon kan bijvoorbeeld de teamleider ICT, coördinator voor ondernemers of een teamleider van het Klantcontactcentrum zijn.
Wat doet de bevoegd persoon?
U bepaalt zelf wie binnen uw organisatie de bevoegd persoon wordt. De bevoegd persoon heeft de volgende taken:
- Aanspreekpunt voor de Berichtenbox voor bedrijven. De bevoegd persoon zal binnen zijn eigen organisatie aanspreekpunt zijn voor vragen over de Berichtenbox. Als iemand binnen de organisatie een storing signaleert, wordt de bevoegd persoon geacht te bellen naar Antwoord voor Bedrijven.
- De bevoegd persoon machtigt binnen de organisatie de persoon of personen die inhoudelijk met de Berichtenbox werken.
- De bevoegd persoon kan een notificatieadres aanpassen.
Wat moet ik opgeven als notificatieadres?
Wanneer er een bericht binnenkomt, wordt er automatisch een e-mail gestuurd naar een gekoppeld notificatie e-mailadres. Wij adviseren een algemeen adres (bijvoorbeeld info@gemeente.nl) te gebruiken. De beheerders van dit adres sturen de e-mail door naar de betrokken ambtenaar, die vervolgens inlogt om het bericht te behandelen.
Waar moet ik het formulier naar toe sturen?
U kunt de getekende verklaring per e-mail versturen naar info@antwoordvoorbedrijven.nl
Na ontvangst van de getekende verklaring wordt, per post en separaat, uw gebruikersnaam, wachtwoord en ID-code toegezonden om in te kunnen loggen op de Berichtenbox . Daarnaast zal de bevoegde persoon ingevoerd worden als contactpersoon in onze database. Het e-mailadres van de bevoegd persoon zal in eerste instantie gebruikt worden als notificatieadres.
Stap 3: Publieke bekendmaking
Het is belangrijk dat ondernemers en bevoegde instanties weten dat ze officieel gebruik kunnen maken van de Berichtenbox. U maakt dit openbaar met een openstellingsbesluit. Hierin staat duidelijk om welke procedures het gaat. U publiceert dit besluit via het kanaal dat past bij de regeling zoals in dit voorbeeld van de provincie Noord-Brabant.