Veel overheidsorganisaties zijn al vanaf 2009 aangesloten op de Berichtenbox. Heeft uw overheidsorganisatie nog geen Berichtenbox? Vraag er dan 1 aan voor uw organisatie.
Stappenplan
Het aanvraagproces voor een Berichtenbox bestaat uit 3 stappen:
- Bel de servicedesk voor het ‘formulier bevoegd persoon’
- Vul het formulier in en mail het terug
- Publieke bekendmaking
Stap 1: Bel de servicedesk en vraag een Berichtenbox aan
U belt met de servicedesk (088 – 042 4400) en de servicedesk stuurt u een formulier ‘bevoegd persoon’ toe.
Stap 2: Vul het formulier in en stuur het per e-mail retour
Wie ondertekent?
U bepaalt zelf wie binnen uw organisatie de bevoegd persoon wordt. Bevoegd persoon kan bijvoorbeeld de teamleider ICT, coördinator voor ondernemers of een teamleider van het Klantcontactcentrum zijn.
Wat doet de bevoegd persoon?
De bevoegd persoon heeft de volgende taken:
- Aanspreekpunt voor de Berichtenbox voor bedrijven. De bevoegd persoon is binnen zijn eigen organisatie aanspreekpunt voor vragen over de Berichtenbox. Als iemand binnen de organisatie een storing signaleert, belt de bevoegd persoon naar de servicedesk.
- De bevoegd persoon machtigt binnen de organisatie de persoon of personen die inhoudelijk met de Berichtenbox werken.
- De bevoegd persoon beheert notificatieadressen.
Wat moet ik opgeven als notificatieadres?
Wanneer er een bericht binnenkomt, wordt er automatisch een e-mail gestuurd naar een gekoppeld notificatie e-mailadres. Advies: gebruik een algemeen adres (bijvoorbeeld info@gemeente.nl). De beheerders van dit adres informeren de betrokken ambtenaar, die vervolgens inlogt om het bericht te lezen en af te handelen. Het is toegestaan meerdere notificatieadressen op te geven.
Waar moet ik het formulier naar toe sturen?
U stuurt de getekende verklaring per e-mail naar ondernemersinformatie@rvo.nl. Na ontvangst van de getekende verklaring wordt, per post en separaat, uw gebruikersnaam, wachtwoord en ID-code toegezonden om in te kunnen loggen op de Berichtenbox. Daarnaast zal de bevoegde persoon ingevoerd worden als contactpersoon in onze database. Het e-mailadres van de bevoegd persoon zal in eerste instantie gebruikt worden als notificatieadres.
Stap 3: Publieke bekendmaking
Het is belangrijk dat ondernemers en bevoegde instanties weten dat ze officieel gebruik kunnen maken van de Berichtenbox. U maakt dit openbaar met een openstellingsbesluit. Hierin staat duidelijk om welke procedures het gaat. U publiceert dit besluit via het kanaal dat past bij de regeling zoals in dit voorbeeld van de provincie Noord-Brabant.