Marloes Smit is lid van het aanjaagteam Data van de NDS en deelnemer van het CIO Beraad van de IMG. Zij doet dit vanuit haar functie als CIO van de gemeente Almere en afdelingsmanager informatievoorziening. Voor de loopbaanontwikkeling en personeelsplanning gebruikt ze het instrument KWIV (Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening). Smit weet nu precies welke digitale vaardigheden ‘haar Almere’ heeft.
Architecten, informatiemanagers, servicedeskmedewerkers, informatiebeheerders en functioneel beheerders; het is een greep uit de functies van de 200 professionals van de afdeling Informatievoorziening van de gemeente Almere. Afdelingsmanager en CIO is Marloes Smit. Wat zij niet heeft zijn eigen softwareontwikkelaars, omdat Almere een regieorganisatie is. Smit legt uit: “Almere is een groeistad en geen softwareorganisatie. Wij kopen onze softwareapplicaties in. Soms doen we dat bij de grote bekende leveranciers, soms bij kleine, gespecialiseerde partijen.”
Veranderende functieprofielen
Toen zij in 2021 bij de gemeente startte, viel Smit met haar neus in de boter; het contract van de voornaamste ICT-leverancier van het datacentrum liep af en moest opnieuw aanbesteed worden. Dat traject zou ruim anderhalf jaar duren. Ze leerde snel veel over de technische aspecten van het Almeerse ICT-landschap, maar ook over de mensen op haar afdeling. Smit: “De migratie maakte veel vragen bij hen los. Wat gaat er veranderen? Wat wordt mijn rol? Hoe heet mijn functie straks? Welke vaardigheden heb ik nodig? Ik besefte dat we een strategisch personeelsplan nodig hadden. Daarin moest staan wat het werk van mensen inhoudt, welke veranderingen we verwachten, wat de wensen zijn van onze mensen en welke vaardigheden we als organisatie nodig hebben. De concurrentie is moordend op de arbeidsmarkt, de technologie verandert, we hebben andere mensen nodig; allemaal redenen om meer inzicht te willen in de competenties die Almere al heeft en welke nog ontbreken.”
Almeers pragmatisme
In nauwe samenwerking met haar teams maakte Smit dat strategische personeelsplan. Daarna ging ze “met Almeers pragmatisme” aan de slag met de IT- en IV-profielen in de organisatie. Eerst haalde ze de aanwezige basisinformatie uit mensen en systemen: welke functies waren bekend in de organisatie, in welke schaal zitten mensen, hoe noemen zij zelf wat zij doen? “We ontdekten bijvoorbeeld dat we 3 namen voor dezelfde functie hadden, dat zat onder andere in de spelling. In 2017 was een en ander vastgelegd aan profielen, maar de wereld is sindsdien veranderd.” Uit de vele gesprekken met de teams werd duidelijk dat er ook behoefte was aan een opleidingsplan. Men wilde weten welke vaardigheden ze nodig hadden om ook in de toekomst relevant te blijven en/of door te groeien naar medior of senior. Smit: “Door ziekte hadden we weinig ondersteuning van HR. Hulp op werving en selectie was beperkt. Toen besloten we eerst met de profielen aan de slag te gaan.”
Iedereen een profiel
Smit werkte eerder bij de Belastingdienst, die al jaren KWIV gebruikt. “Iedereen in ICT en IV is daar gekoppeld aan een profiel. Maar KWIV is een Rijksinstrument en ik wilde dit gebruiken voor onze gemeente. We benaderden gemeenten Den Haag en Amsterdam om te vragen of zij iets hadden dat wij mochten gebruiken. Amsterdam had een rollenboek: een doorvertaling van het KWIV voor hun organisatie. Daar hebben we een Almeerse variant van gemaakt. Vervolgens hebben we contact gezocht met de KWIV-organisatie hoe we dit nu naar de praktijk konden brengen.”
De Almeerse functies werden gematcht met de profielen in KWIV. “We hadden bijvoorbeeld de beschrijving van een functioneel beheerder uit 2017. Daar zochten we in KWIV het profiel bij dat daar het meest mee matchte. Dat hoefde niet 100% te matchen, als de werkzaamheden maar grotendeels overeenkwamen.” Het eindresultaat is dat de ICT-en IV-organisatie van de gemeente Almere 40 profielen kent, in dezelfde taal als de landelijke overheid gebruikt.
Opleidingsplan
In KWIV kunnen mensen zien welke opleidingsmogelijkheden bij hun profiel horen. Ook daar gaat Almere een vertaling naar de lokale situatie van maken, samen met de Almere Academy. “We zijn supertrots op wat we bereikt hebben”, zegt Smit. “We hebben alle IV-functies gekoppeld aan een KWIV-profiel, met een rolbeschrijving van het werk binnen de context van Almere, en welke opleidingen daarbij horen.” In meerdere workshops kregen de teams het hele verhaal uitgelegd. “We gaven mensen het rollenboek en zeiden: ‘Ga jezelf maar zoeken. Kijk wie jij bent. Ga dan naar de KWIV-website en kijk welke opleidingen relevant zijn (i-leerkaarten) en welke groeipaden er zijn (loopbaanpaden).’ Mensen zien nu heel snel hun groeipad, van junior naar medior naar senior. Verder hebben we een betere basis voor onze vacatureteksten. En we werven gericht op profielen die we nu nog niet hebben, zoals een servicemanager en een enterprise architect.”
