Het digitaliseren van inkoopprocessen leidt tot leidt tot een efficiënter inkoopproces en maakt zakendoen met de overheid eenvoudiger voor leveranciers. Sylvia Vertegaal, portfoliomanager Digitalisering Rijksinkoop coördineert deze transitie binnen het Rijk. Zij doet dit in opdracht van Chief Procurement Officer André Weimar. “Ons doel is dat leveranciers ervaren dat ze met één Rijksoverheid zaken doen, ongeacht welk ministerie ze tegenover zich hebben,” legt Vertegaal uit. Hoewel de focus ligt op het Rijk, is de ambitie om in de toekomst ook medeoverheden, zoals provincies en gemeenten, aan te sluiten op een uniform en gestroomlijnd inkoopproces.
Vertegaal: “We zijn al ver gevorderd met het digitaliseringsbeleid voor de Rijksinkoop. De verwerking van e-facturen verloopt al geruime tijd succesvol. En de afgelopen tijd hebben we digitaal zaken doen met de e-order en de e-timecard gerealiseerd. Nu richten we ons ook op de beginfase van het inkoopproces, zoals aanbestedingen, offerteverwerking en contractbeheer. In deze fase zijn er nog veel kansen voor verdere digitalisering. Ik wil onderzoeken hoe we de departementen in die fase het beste kunnen ondersteunen.”
Managed diversity
Over de behoeften binnen het Rijksinkoopstelsel en de technische mogelijkheden is Vertegaal doorlopend in gesprek met stakeholders. Dit zijn enerzijds de uitvoeringsorganisaties die ondersteuning en expertise bieden, zoals Logius, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) en de Rijksinkoopsamenwerking (RIS). Anderzijds zijn dit de departementen en de organisaties die daaronder vallen. Zij werken bij hun inkoopprocessen samen volgens het principe van ‘managed diversity’. Dit betekent dat zij ruimte hebben om hun eigen inkoopprocessen in te richten, terwijl leveranciers wel 1 Rijksoverheid ervaren als zij digitaal zakendoen met het Rijk.
Gedigitaliseerd als 1 Rijksoverheid
Vertegaal: “Met de digitalisering van het volledige inkoop- en aanbestedingsproces vergroten we de efficiëntie van het inkoopproces voor het Rijk én voor haar leveranciers. Het leidt tot snellere, nauwkeurigere en transparantere inkoopprocessen voor alle betrokkenen. Centraal daarbij staat dat het Rijk voor leveranciers moet werken als 1 overheid. Leveranciers moeten altijd op dezelfde manier zaken kunnen doen met de Rijksoverheid, ongeacht met welk departement ze te maken hebben. Achter die eenheid gaan echter veel verschillende systemen, applicaties en unieke inkoopprocessen schuil. De uitdaging is om die diversiteit intern te organiseren, terwijl we naar buiten toe een uniforme ervaring bieden.”
We werken hieraan met het implementeren van open ICT-standaarden en centrale voorzieningen. Zo kunnen rijksdiensten hun inkoopprocessen op maat inrichten, terwijl leveranciers de voordelen ervaren van een uniforme en consistente samenwerking. Ons uiteindelijke streven is een uniform inkoopproces voor de gehele overheid. Hoewel de digitalisering van de inkoop bij het Rijk voorop loopt, ligt de stip op de horizon bij een overheidsbrede consistente ervaring. Dit betekent dat leveranciers in de toekomst geen verschil meer zullen ervaren in hun samenwerking met het Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen en andere overheidsorganisaties.
Inkoopproces vereenvoudigen
“In mijn eerdere werk als projectmanager in het bedrijfsleven, heb ik gezien hoe je met het goed inrichten van software het hele inkoopproces van begin tot einde kan vereenvoudigen”, vertelt de portfoliomanager. Vanuit die ervaring verwacht zij het digitaliseringsbeleid voor de Rijksinkoop effectief met de uitvoering te kunnen verbinden. “Door nauw samen te werken en goed te luisteren naar de inkoopbehoeften binnen en buiten het Rijk, kunnen we een succesvolle e-procurementketen realiseren voor de Rijksoverheid en haar leveranciers.”
