Overheidsorganisaties lopen vaak tegen problemen aan bij het delen van gegevens. Dit zorgt ervoor dat burgers en ondernemers regelmatig dezelfde informatie opnieuw moeten aanleveren. Ook blijven regelingen soms onbenut. Verouderde IT-systemen maken het delen van gegevens lastig. Een nieuw onderzoek biedt nu inzichten én oplossingen om deze knelpunten aan te pakken.
Stichting Kafkabrigade onderzocht hoe organisaties omgaan met gegevensuitwisseling. Dit deden ze in opdracht van de Staat van de Uitvoering. Ze bekeken 3 praktijkcasussen waarin gegevens delen moeizaam verloopt: schuldhulpverlening, werkloosheidstoeslagen en de energietransitie.
Analyse van de knelpunten
Bij schuldhulpverlening bleek dat gemeenten vaak cruciale signalen missen voor vroegtijdige hulp bij schulden.
Jarenlang werd bij een WW-aanvraag automatisch een aanvraag Toeslagenwet ingediend. Later bleek hiervoor geen wettelijke grondslag. Het aantal aanvragen door mensen zelf nam daarna fors af. Het gevolg was dat mensen die er wél recht op hebben, nu geen toeslagen meer ontvingen.
Tot slot de casus van de energietransitie. Gegevens over energieverbruik zijn nodig, maar wettelijke beperkingen bleken koppelingen lastig te maken.
Aanbevelingen en tips
Het rapport geeft 9 stappen om een gestructureerde waarde-afweging te maken.
- Belang: het gesprek begint met het publiek of algemeen belang dat gediend moet worden.
- Concretiseren van het gebruiksdoel: het gebruiksdoel moet concreet en begrensd zijn.
- Wettelijke taak: overheden kunnen alleen handelen als dit als taak is vastgelegd.
- Gegevens nodig? Als gegevens niet bijdragen aan het doel of als er betere alternatieven zijn, moet het gebruik heroverwogen worden.
- Risico’s van bedoelde gevolgen: kijk naar risico’s voor burgers in het reguliere proces.
- Risico’s van onbedoelde gevolgen: denk na over onbedoelde situaties.
- Risico’s in alternatieve situaties: wat zijn de risico’s als de beoogde situatie niet wordt gerealiseerd?
- Proportionaliteit: zijn de risico’s in verhouding tot het doel?
- Beslissing motiveren en registreren: zorg dat de beslissing goed gemotiveerd, vastgelegd en verantwoord wordt.
Meer weten?
Lees het volledige rapport of de samenvatting op de website van de Staat van de Uitvoering.
