De communicatie tussen gemeenten en ondernemers is vaak versnipperd: brieven per post, losse e-mails, berichten via portalen. Ondernemers missen overzicht, gemeenten missen structuur. “We willen allemaal eenvoud en duidelijkheid. De Berichtenbox voor bedrijven biedt een oplossing die we samen moeten omarmen”, zegt Eric Schunselaar, business analist bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).
De Berichtenbox voor bedrijven biedt gemeenten de kans om hun communicatie naar een hoger niveau te tillen. Van belastingaanslagen tot vergunningaanvragen, alles kan sneller, veiliger en efficiënter. Met steun van de VNG en ervaringen uit de praktijk kunnen gemeenten deze overstap doorvoeren. Schunselaar zegt treffend: “De Berichtenbox is geen luxe – het is de bouwsteen van de moderne overheid.”
Een gedeelde uitdaging, een gezamenlijke oplossing
In gesprekken met gemeenten ziet Schunselaar steeds hetzelfde terug: zowel gemeenten als ondernemers worstelen met versnipperde communicatie. “Ondernemers krijgen berichten via e-mail, portalen, post – ze missen het overzicht”, vertelt hij. “De Berichtenbox biedt uitkomst door al die communicatie samen te brengen 1 centrale plek. Het voorkomt chaos en schept duidelijkheid voor beide partijen.”
Dienstverlening waar mensen blij van worden
De kracht van de Berichtenbox zit niet alleen in overzicht, maar ook in interactie. Schunselaar noemt een persoonlijk voorbeeld: “Ik vroeg onlangs online een parkeervergunning aan bij de gemeente Rotterdam. Binnen een minuut had ik de vergunning. Dat is dienstverlening waar je als inwoner echt blij van wordt.”
De Berichtenbox ondersteunt zowel eenvoudige meldingen als tweerichtingsverkeer. Denk aan een vergunning voor een buurtfeest – vaak is daar maar een korte uitwisseling van informatie voor nodig. Ook voor eenrichtingsverkeer biedt de Berichtenbox voordelen. Een praktisch voorbeeld is de verzending van belastingaanslagen. “Bij burgers gebeurt dat al grotendeels digitaal via MijnOverheid”, legt Schunselaar uit. “Maar voor ondernemers gebeurt dit nog vaak per post. Daar is nog winst te behalen.”
Gewoon beginnen
Toch is de invoering van de Berichtenbox niet altijd eenvoudig. Gemeenten moeten deze integreren in hun bestaande systemen, zoals zaaksystemen of vergunningensoftware. Grote gemeenten met meer middelen zijn al op weg. Voor kleinere gemeenten is de stap complexer. “Daarom ondersteunen we als VNG, samen met RVO, gemeenten actief bij de implementatie”, legt Schunselaar uit. “Door samen op te trekken, creëren we een gedeelde aanpak. En dat verlaagt de drempel.”
Voor gemeenten die nog twijfelen over het gebruik van de Berichtenbox heeft Schunselaar een tip: “Start gewoon. Gebruik het, ontdek de mogelijkheden en beperkingen en geef VNG feedback. Alleen door te doen, komen we erachter hoe we de Berichtenbox nog beter kunnen maken. Het is een proces van leren en verbeteren. Het versturen van belastingaanslagen via de Berichtenbox kan een laagdrempelige eerste stap zijn. Dit helpt niet alleen bij het verminderen van papierstromen, maar zorgt er ook voor dat ondernemers hun aanslagen veilig en op tijd ontvangen.”
De 2 berichtenboxen
Voor ondernemers is er de Berichtenbox voor bedrijven. Een vergelijkbaar digitaal postvak. Ondernemers ontvangen hier berichten over bijvoorbeeld vergunningen, subsidies of lokale belastingen. De Berichtenbox voor bedrijven is gekoppeld aan eHerkenning, het zakelijke inlogmiddel.
