Het Kenniscentrum e-procurement van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) ontwikkelde samen met gemeenten, provincies en waterschappen de E-factuurwijzer. Een praktische gids boordevol inzichten, praktijkvoorbeelden en handvatten.
Steeds meer overheden zetten stappen in de digitalisering van hun inkoopprocessen. E-facturatie speelt hierin een belangrijke rol. In de praktijk blijkt dat de invoering hiervan niet vanzelf gaat. Daarom is de E-factuurwijzer ontwikkeld. Deze praktische gids helpt decentrale overheden om e-facturatie goed en duurzaam in te voeren. Bas Avis, projectleider van de wijzer vertelt er meer over.
Wat levert e-facturatie op?
“Je bespaart tijd, vermindert fouten en het maak het voor leveranciers makkelijker om zaken te doen met de overheid. Maar het gaat verder dan dat. Als je digitaal werkt, krijg je ook betere data. Daarmee kun je als gemeente, provincie of waterschap beter sturen en sneller verantwoording afleggen.”
Waarom was de wijzer nodig?
“We kregen veel vragen over hoe je e-facturatie goed organiseert. Sinds 2019 is het verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken, maar in de praktijk blijkt dat het niet altijd vanzelf gaat. De techniek is er wel, maar de processen, rollen en communicatie zijn niet overal goed ingericht. Daarom wilden we een praktische gids maken, iets wat overheden écht helpt in de uitvoering.”
Jullie deden eerst onderzoek. Wat viel daarin op?
“Er zijn grote verschillen tussen organisaties. De succesvolle partijen kozen voor een integrale aanpak. Ze zagen het niet als een ICT-project, maar als een organisatieverandering waarin financiën, inkoop, ICT en communicatie samenwerken. Dat werd de basis voor de 5 bouwstenen in de wijzer.
Wat zijn die 5 bouwstenen?
“Ze gaan over alles wat je nodig hebt voor een goede invoering: heldere organisatorische randvoorwaarden, voldoende kennis, goede procesinrichting, een robuuste technische basis en duidelijke externe communicatie met leveranciers. Een uniforme aanpak binnen de overheid helpt leveranciers bovendien om makkelijker digitaal aan te leveren. Met die 5 elementen kun je e-facturatie echt laten werken.”
Wat was de grootste uitdaging?
“Veel organisaties zijn gestart, maar lopen vast op praktische punten. Bijvoorbeeld dat veel leveranciers nog geen e-facturen kunnen sturen, de eigen systemen nog goed werken of dat er geen tijd is om het onderwerp goed op te pakken. Daarom is het belangrijk dat 1 iemand zorgt dat afdelingen samenwerken. En er moet draagvlak zijn, medewerkers moeten e-facturatie snappen en kunnen het dan uitdragen.”
Wat hoop je dat mensen met de wijzer gaan doen?
“Dat ze ermee aan de slag gaan. Het is geen dik rapport, maar een praktische toolkit in wording. Je kunt er stapsgewijs mee werken, afhankelijk van waar je staat. De boodschap is: je hoeft het niet in 1 keer perfect te doen, maar begin. En kijk wat er binnen jouw organisatie mogelijk is. Uit feedback blijkt dat onze wijzer goed aansluit bij de praktijk, hij helpt daadwerkelijk bij het oplossen van knelpunten.”
Wat zou je overheidsorganisaties willen meegeven?
“E-facturatie is niet iets wat je er even bij doet. Het vraagt aandacht, samenwerking en afstemming. Maar als je het goed organiseert, pluk je daar jarenlang de vruchten van. En je maakt het makkelijker voor ondernemers om zaken te doen met de overheid. Daar doen we het uiteindelijk voor.”
Zet de volgende stap in digitalisering, ontdek de E-factuurwijzer.
Neem voor vragen contact op met het Kenniscentrum e-procurement: kenniscentrum-eprocurement@rvo.nl
