Als men denkt aan voorlopers op het gebied van datagedreven werken, denkt men niet meteen aan de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). “Het verbaast mij ook, maar in Europees verband lopen wij samen met de Scandinavische landen erg vooruit” zegt Remko van der Burght, senior adviseur data bij de CIO office van de IND. Hij zette de Data Governance Self-Assessment-tool in om zijn organisatie verder te brengen op het vlak van data governance. “Datagedreven werken heeft een organisatie veel te bieden. Maar het is wel essentieel dat de basis op orde is.”
Datagedreven werken, digitale transformatie en informatiegestuurd werken: het toenemende gebruik van data in alle processen van de IND staat hoog op de agenda. Na de komst van een nieuwe directeur was het tijd om deze ambities om te zetten naar acties. “Datagedreven werken wilde hij, maar hoe? En hoe hield hij daar grip op?” Dat was de opdracht van Remko, die meteen begon met het opstellen van een data strategie. “Grip krijg je door in drie maanden een strategie te maken, niet door een groots programma voor twee jaar neer te zetten.”
Solide bagage
Datagedreven werken was niet nieuw voor de IND. Al ruim twee jaar was men bezig met experimenteren. Onder andere met risicoprofilering, het gebruik van algoritmes en het verrichten van big data onderzoeken. “Dat waren mooie uitkomsten, maar we kregen het geen stap verder.” Dit zorgde wel voor een solide basis aan kennis en ervaring met datagedreven toepassingen binnen de IND, maar de experimenten zelf waren heel groots opgezet. “De echte uitdaging was: hoe houd je het klein? Ik was op zoek naar iets kleinschaligs, een instrument dat ik kon gebruiken om stappen te zetten.”
Data Governance Self-assessment tool
Dat instrument vond hij in de Data Governance Self-assessment tool. “Het mooie aan dit model is dat het een self-assessment is. Je kan dus, zonder al te veel energie te steken in interviews binnen jouw organisatie, een plaatje produceren voor het management waarin ze in één oogopslag zien op welke punten ze iets moeten doen.”
Circa vijftien medewerkers van de IND die met data werkten werden geïnterviewd door een extern adviesbureau. “Je hoeft er eigenlijk geen externen op te zetten, dat liep toevallig zo. In principe kan een data-trainee dit ook.” De uitkomst van dit proces was een spinnendiagram waarop te zien was wat het volwassenheidsniveau van de IND was op alle vlakken van data governance. “Tegen het management heb ik gezegd: met dit model vang je alles omtrent data en ik heb geen discussie over het model gehad. Het is compleet.”
Tool
Data Governance Self-assessment tool.
Crowdsourcing strategy
De volgende stap was het omzetten van deze diagnose in zowel een plan als een roadmap. Hiervoor steunde Remko wederom op de kennis en ervaring van zijn collega’s. “Leuk, zo’n plaatje, maar welke activiteiten ga je uitvoeren?” Hiervoor benaderde hij iedereen die met data bezig was en stelde hen de vraag: wat zie jij als de eerste stap die wij als IND moeten zetten?
“Dat leverde veel op. De input hebben we geordend en verwerkt aan de hand van het model.” De uitkomst hiervan was een roadmap naar prioriteit. “Voor dit en het volgend jaar is de roadmap al aardig gevuld. De jaren daarna gebruiken we de Self-assessment opnieuw.”
Remko ziet nog veel mogelijkheden voor de toekomst. “Het was wel een bewustwording voor het hele management-team dat je de basis echt eerst op orde moet hebben. Bijvoorbeeld: als je niet weet waar je de gegevens vandaan haalt, kan je niet verder.” Terwijl het verder gaan zeker de bedoeling is: er worden nu data diensten opgezet die het primaire proces van de IND ondersteunen met instrumenten en tooling.
Geleerde lessen
- “Basis op orde”: Om in staat te zijn stappen te zetten met data moeten de fundamenten er zijn.
- “Benut je bagage”: Vaak is de benodigde kennis er wel, je moet alleen even de namen weten.
- “Houd het klein”: het datalandschap verandert snel, steeds sneller. Voordat je plan klaar is, is de techniek al een stap verder.
- “Steun van de top”: Steun van het management is essentieel voor de verandering.