Elk jaar controleert de Auditdienst Rijk (ADR) de jaarrekeningen van de ministeries en geeft een oordeel over de financiële- en materiële bedrijfsvoering van de Rijksoverheid. Sinds een paar jaar is de ADR vooruitstrevend bij het inzetten van technologie om hun financiële auditors te ondersteunen. Maak kennis met Arthur Verkerke en Irene van der Vossen van het analyse team van de ADR. “De financiële huishouding van het Rijk wordt steeds complexer, de potentie van data ook. Met onze audit analytics bieden wij onze collega’s niet alleen betere inzichten, maar ook de mogelijkheid voor een efficiëntere aanpak. Dit wordt ook maatschappelijk van ons gevraagd.”
“Wij geven een kwaliteitsimpuls”
Hoe wordt een jaarrekening, vaak met vele miljoenen boekingen, gecontroleerd? Financiële auditors bekijken niet elke financiële transactie: ze doen een steekproef, loggen vervolgens in op hun bedrijfsvoeringssoftware en trekken de boekingen met achterliggende documenten na. “Je hebt data over alle boekingen, dus dan is het veel slimmer om gericht op bepaalde risico’s te zoeken. Op basis van de data haal je er veel informatie uit die je op de traditionele manier niet ziet.”
Door datagedreven te werken, krijgen de financiële auditors van het Rijk een completer beeld van het gevoerde begrotingsbeheer van de overheid en kunnen ze extra zekerheid bieden aan de maatschappij.
“Data is een algemene tendens in de accountancy, er wordt echt nagedacht over hoe alle informatie, die in de systemen zit, eruit gehaald kan worden.” De ADR doet dat op twee manieren: gericht zoeken naar uitzonderingen die je kunt herkennen aan bepaalde gegevens en met machine learning voorspellende modellen ontwikkelen die op zoek gaan naar afwijkende boekingen. “Het verschil is, met de eerste weet je zeker dat het aan bepaalde indicatoren voldoet, bij de tweede ga je op zoek naar mogelijke risico’s.”
Gestage groei
Al lange tijd werkten medewerkers bij de ADR met affiniteit voor IT en data, die deden al data-analyses. “Dat was wel ad hoc en ieder voor zich, op losse eilandjes in de verschillende controleteams. Sommige accounts waren al heel ver, anderen minder.” Dit leidde tot de vraag of men de data-analyses niet kon centraliseren. Zo werd het centrale analytics team geboren.
“Aanvankelijk waren we met vijf collega’s. Al snel werd duidelijk dat we forse besparingen konden realiseren.” Bijvoorbeeld door routinematige taken te automatiseren, zoals het maken van lijstjes. Inmiddels werken er 25 collega’s bij het team, dat nu alle decentrale controleteams bij de ministeries ondersteunt. “Wij verzamelen, prepareren, en verrijken data. Vervolgens ontsluiten wij onze informatieproducten naar onze gebruikers via het Analytics Portal.”
Arthur, die vanaf het begin betrokken was, ziet drie fases in de ontwikkeling. “In de beginfase waren we vooral bezig met organisatorische dingen. Mensen op de juiste plek krijgen. Daarna hebben we in de tweede fase veel geïnvesteerd in het bouwen van onze ‘datastraat’, samen met de IT-omgeving waarin dat gebeurt. Vervolgens gingen we in mei 2018 live.” Alle accountants ontvingen hier een bericht over.
Best practice: linking pins
“We merkten al dat gebruikers het mooi vonden, maar niet zo goed wisten wat ze er precies mee konden doen. Ons team bestond op dat moment uit ongeveer tien tot vijftien collega’s, zonder vaste contactpersonen voor de controleteams. Daarom introduceerden we de linking pins. Elk controleteam heeft een pin – Irene is bijvoorbeeld linking pin bij het ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en ik bij het ministerie van Algemene Zaken. Linking pins zijn geen accountmanagers en doen ook het inhoudelijke werk.”
Linking pins werken op basis van co-creatie. “Dat is de sleutel tot succes: genoeg hier [bij het ministerie van financiën] zijn zodat je de binding houdt met het centrale team en met elkaar kunt sparren over eventuele obstakels. En: genoeg bij de eindgebruikers zijn, zodat je ziet welke vragen ze hebben en kunt bedenken wat we daarin kunnen betekenen. Als je de eindgebruiker ziet en spreekt kun je beter de ‘waarom’ vraag stellen. Hierdoor beantwoord je niet alleen de directe hulpvraag, maar ook de achterliggende vraag.”
Geleerde lessen
- “Divers team” – Selecteer het team op basis van flexibiliteit en ontwikkelvermogen, zodat je divers wordt wat betreft ervaring en achtergrond.
- “Fix it, don’t pitch it” – Eerst zorgen dat alle randvoorwaarden zijn ingevuld en daadwerkelijke analyses opgeleverd worden, daarna pas presenteren/uitdragen.
- “Just do it” – Je moet gewoon dingen maken en niet eindeloos praten. Kleur daarbij niet altijd binnen de lijntjes!
- “Toon aan de top” – Support van het management is essentieel, zodat mensen ervoor open staan hun werk te veranderen.
