Kwaliteit is belangrijk voor het stelsel van basisregistraties. Het hebben van een goed kwaliteitsregime is dan ook één van de twaalf eisen aan alle basisregistraties. Afnemers moeten inzicht hebben in de gerealiseerde kwaliteit van de basisregistraties. Ook hebben zij zelf een belangrijke rol in de verbetering in de kwaliteit van gegevens; zij zijn wettelijk verplicht melding te doen van gerede twijfel aan de juistheid van gegevens.
Het verbeteren van de kwaliteit
Het verbeteren van de kwaliteit gebeurt structureel en incidenteel.
- De kwaliteit wordt structureel verbeterd dankzij slimme ontwerpprincipes van het stelsel van basisregistraties. Zo zijn er bepaalde verplichte handelingen die de kans op een onjuiste registratie verkleinen. De authentieke gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) worden bijvoorbeeld gebaseerd op een registratie van rechtsfeiten (zoals de Burgerlijke Stand).
- Andere verplichte handelingen zorgen weer dat eventuele fouten worden gecorrigeerd. Afnemers zijn wettelijk verplicht om een terugmelding te doen als zij gerede twijfel hebben over de juistheid van een gegeven.
- Naast de structurele ontwerpprincipes zijn er ook incidentele verbeterinitiatieven. Denk aan verbeterprogramma’s en -projecten. Bronhouders werken namelijk aan het verwezenlijken van een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau. Dankzij dergelijke initiatieven krijgt de kwaliteit in een korte tijd een flinke impuls.
Terugmelden bij twijfel over de kwaliteit van de gegevens
Terugmelden is één van de instrumenten om de kwaliteit van basisregistraties vast te houden. Het proces van terugmelden zorgt ervoor dat de fout in de basisregistratie wordt gesignaleerd en na onderzoek zo nodig wordt hersteld. Daardoor kunnen alle afnemers vervolgens het juiste gegeven gebruiken.
Werking van het proces van terugmelden
Het proces van terugmelden onderscheidt 3 fasen:
- De signalering van mogelijk onjuiste gegevens door de afnemer of de betrokkene (correctierecht).
- Het in onderzoek nemen van het gemelde gegeven door de bronhouder.
- De correctie en beschikbaarstelling van het gemelde gegeven aan de afnemer die het gegeven had gesignaleerd en afnemers die zijn geabonneerd op wijzigingen van de desbetreffende gegevens.
Een afnemer van een basisregistratie moet verplicht terugmelden als deze met vrij grote zekerheid vermoedt dat een authentiek gegeven uit een basisregistratie niet klopt. Bijvoorbeeld omdat deze weet dat het gegeven niet langer actueel is. Dat sterke vermoeden wordt aangeduid als ‘Gerede Twijfel’. Bij twijfel over de kwaliteit van een niet-authentiek gegeven is terugmelden niet verplicht. Het is wél gewenst! Iedere terugmelding draagt bij aan het verbeteren van een overheidsadministratie.
