Drie wettelijke verplichtingen
Het Stelsel van Basisregistraties heeft veel voordelen. Burgers en bedrijven hoeven geen gegevens te verstrekken die de overheid al heeft. De overheid zelf beschikt met de basisregistraties over gegevens van betere kwaliteit. Om ervoor te zorgen dat voordelen van het stelsel zo groot mogelijk zijn, is het gebruik ervan gereguleerd. Met ‘spelregels’ wordt gezorgd dat de gegevens in zoveel mogelijk processen worden gebruikt, en dat de kwaliteit van de gegevens steeds beter wordt. De spelregels vormen een wettelijk kader. Iedere basisregistratie heeft een eigen wet die de volgende drie verplichtingen voor afnemers beschrijft.
Drie verplichtingen voor afnemers
- Niet meer uitvragen. Organisaties met een publieke taak mogen gegevens die beschikbaar zijn in een basisregistratie niet meer uitvragen. Burgers en bedrijven hoeven deze gegevens niet vaker aan te leveren dan nodig. Zo dalen de administratieve lasten.
- Verplicht gebruik. Organisaties met een publieke taak gebruiken bij de vervulling van die taak gegevens. Zijn deze gegevens beschikbaar als authentiek gegeven, dan moet de organisatie ze afnemen van de basisregistratie. Zo is wettelijk geborgd dat al deze organisaties werken met dezelfde kwalitatieve gegevens.
- Terugmelden: Bij twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven moeten afnemers daar melding van doen. De bronhouder zal dan onderzoeken of het gegeven nog wel juist is en als het nodig is het gegeven bijwerken. Zo wordt de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties continu verbeterd.
Uitzonderingen
Er is een beperkt aantal wettelijk bepaalde uitzonderingssituaties. Bijvoorbeeld: als de gegevens nodig zijn om iemand te identificeren, mogen de gegevens toch worden uitgevraagd.
Is het gebruik van gegevenskopieën (kopiebestanden) van basisregistraties toegestaan?
Het gebruik van gegevenskopieën is toegestaan, maar het heeft de voorkeur om rechtstreeks de authentieke bron te raadplegen. Praktisch is dit niet altijd mogelijk. Waar het om gaat, is de borging dat het juiste gegeven wordt gebruikt. Hoe om te gaan met het gebruik van kopiebestanden is vastgelegd in de notitie “Handelswijze bij het gebruik van kopiebestanden” (Pdf, 517Kb). Deze notitie is vastgesteld in de Stuurgroep Werkend Stelsel van 4 juli 2013.
