Wetten over basisregistraties en veranderingen daarin moeten voldoen aan twaalf eisen. Op deze pagina vindt u een overzicht en beknopte uitleg van deze eisen. De volledige tekst en omschrijving van de eisen staat in bijlage 2 bij de kamerbrief Actieprogramma Elektronische Overheid (2003, nr 26 387) .
- Eis 1: De registratie is bij wet geregeld
- Eis 2: De afnemers hebben een terugmeldplicht
- Eis 3: De basisregistratie wordt verplicht gebruikt door de hele overheid
- Eis 4: Er is duidelijkheid over de aansprakelijkheid
- Eis 5: De realisatie en exploitatie gebeuren tegen redelijke kosten en er is eenduidigheid over de verdeling ervan
- Eis 6: Er is duidelijkheid over inhoud en bereik van de registratie
- Eis 7: Er zijn sluitende afspraken en procedures tussen de houder van het register aan de ene kant en de leveranciers en de afnemers van gegevens aan de andere kant
- Eis 8: Er zijn duidelijke procedures voor de toegankelijkheid van de basisregistratie
- Eis 9: Er is een streng regime van kwaliteitsborging
- Eis 10: Er is vastgelegd dat en hoe afnemers van gegevens op een niet-vrijblijvende manier betrokken worden bij de besluitvorming over de registratie
- Eis 11: De positie van de basisregistratie binnen het stelsel van basisregistraties is duidelijk en de relaties met de basisregistraties zijn beschreven
- Eis 12: De zeggenschap over de basisregistratie berust bij een bestuursorgaan en er is een minister verantwoordelijk voor het realiseren, resp. het functioneren van de registratie
Heldere wetgeving
Eis 1: De registratie is bij wet geregeld
Een basisregistratie is een bij wet geregeld register waarin authentieke gegevens zijn opgenomen. Een afnemer kan voor zijn taakuitoefening een authentiek gegeven uit de basisregistratie gebruiken alsof deze het gegeven zelf heeft verzameld.
Eis 2: De afnemers hebben een terugmeldplicht
Gegevens in een basisregistratie moeten vanwege het overheidsbrede belang voldoen aan hogere eisen dan waaraan een registratie van een individuele overheidsorganisatie moet voldoen. Die hogere eisen komen bijvoorbeeld tot uiting in verplichte procedures voor signalering en de wijze van correctie van onjuiste gegevens.
Eis 3: De basisregistratie wordt verplicht gebruikt door de hele overheid
Alle overheidsorganisaties zijn verplicht om basisregistraties te gebruiken. In principe is het niet toegestaan om gegevens die al in een basisregistratie beschikbaar zijn, opnieuw te verzamelen. Dat is nodig om te zorgen dat burgers en bedrijven hun gegevens maar eenmaal hoeven aan te leveren.
Eis 4: Er is duidelijkheid over de aansprakelijkheid
In de wet van iedere afzonderlijke basisregistratie is beschreven welke organisatie aansprakelijk is bij onjuistheden en het kunnen aanspreken van partijen.
Transparante financiën
Eis 5: De realisatie en exploitatie gebeuren tegen redelijke kosten en er is eenduidigheid over de verdeling ervan
Bij het concept van basisregistraties komen de baten vooral aan de afnemers toe, en worden de kosten gemaakt bij de bronhouders en verstrekkers. De eerstverantwoordelijk minister voor de registratie is verantwoordelijk voor het vinden van een oplossing voor het bekostigingsvraagstuk in samenspraak met de beheerder en beoogde afnemers.
Duidelijke inhoud en structuur
Eis 6: Er is duidelijkheid over inhoud en bereik van de registratie
De inhoud van de registratie is glashelder. De definities en het domein van de gegevens worden voor iedere basisregistratie vastgelegd in een gegevenswoordenboek.
Duidelijke verantwoordelijkheden en procedures
Eis 7: Er zijn sluitende afspraken en procedures tussen de houder van het register aan de ene kant en de leveranciers en de afnemers van gegevens aan de andere kant
Er zijn sluitende afspraken en procedures tussen de houder van het register aan de ene kant, en de leveranciers en de afnemers van gegevens aan de andere kant. Voorbeelden van procedures waar duidelijke afspraken over gemaakt moeten worden zijn ‘change management’ en het gebruik van formaten voor de uitwisseling van gegevens.
Eis 8: Er zijn duidelijke procedures voor de toegankelijkheid van de basisregistratie
Er zijn zowel openbare en gesloten registraties in verband met de privacygevoeligheid van de gegevens. Bij openbare basisregistraties ligt de nadruk voor toegankelijkheid en leveringsvoorwaarden. Bij gesloten basisregistraties ligt de nadruk op autorisatieprocedures.
Eis 9: Er is een streng regime van kwaliteitsborging
De kwaliteit van de gegevens in een basisregistratie moet beter zijn dan iedere organisatie op eigen houtje kan realiseren. Daarom zijn afnemers verplicht twijfelgevallen te melden. Ook moet de kwaliteit van de gegevens in de basisregistratie voor alle afnemers transparant zijn, door inzichtelijkheid van kwaliteitsborgingsprocedures en het gerealiseerde kwaliteitsniveau.
Eis 10: Er is vastgelegd dat en hoe afnemers van gegevens op een niet-vrijblijvende manier betrokken worden bij de besluitvorming over de registratie
De eisen aan een basisregistratie veranderen in de loop van de tijd. De afnemers kunnen hierop op een niet vrijblijvende wijze invloed uitoefenen, omdat ze voor hun taken afhankelijk zijn van de basisregistratiegegevens.
Onderdeel van het stelsel
Eis 11: De positie van de basisregistratie binnen het stelsel van basisregistraties is duidelijk en de relaties met de basisregistraties zijn beschreven
Er zijn duidelijke afspraken over de afbakening, aanduiding en de relaties van de gegevens binnen het stelsel van basisregistraties. Ook bij het toevoegen van een nieuwe basisregistratie. Zo is en blijft het stelsel intern consistent.
Eis 12: De zeggenschap over de basisregistratie berust bij een bestuursorgaan en er is een minister verantwoordelijk voor het realiseren, resp. het functioneren van de registratie
De overheid behoudt altijd zelf zeggenschap over de basisregistraties. Het operationeel beheer kan onder duidelijke voorwaarden en eisen eventueel door een (semi)-overheidsinstelling of een organisatie in de private sector worden uitgevoerd.
