Wat is informatiehuishouding?
De informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Die gegevens kunnen variëren van brieven en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties en zelfs een bierviltje met afspraken. Het is essentieel dat deze informatiehuishouding adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, zijn alle documenten op het juiste moment in een bepaald werkproces, voor de juiste functionaris, in de juiste vorm beschikbaar.
Hoe zorgt het Rijk voor een adequate informatiehuishouding?
Bewust omgaan met informatie is erg belangrijk. Alle informatie kan op een later moment essentieel zijn bij de beantwoording van een Kamervraag, een WOB-verzoek of voor een collega. Maar hoe stuurt het Rijk een goede informatiehuishouding? Daarvoor is, naast wetgeving, de Baseline Digitale Informatiehuishouding opgesteld. Dit normenkader is de basis voor duurzaam toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie. De Baseline InformatieHuishouding Rijksoverheid (BIHR) (Pdf – 219 Kb) helpt aan de hand van 7 normen:
- bij het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding;
- bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding;
- bij de digitalisering van bedrijfsprocessen;
- als toetsingskader voor de departementale auditdiensten.
Waarom is de informatiehuishouding een issue?
Vanuit de samenleving komt een steeds grotere roep om openbaarheid van informatie. Het aantal Wob-verzoeken is de afgelopen jaren toegenomen. Het kost departementen veel moeite om Wob-verzoeken (inmiddels Woo-verzoeken) na de digitalisering, snel en goed te beantwoorden. Het blijkt niet eenvoudig om simpelweg de juiste informatie boven water te halen. Deze zit verstopt in een grote hoeveelheid bronnen. Zoals de afdelingsschijf, het Document Management Systeem, de Samenwerkruimte en de mail. De mail is vaak ook nog lastig terug te halen, omdat de mailbox bij het vertrek van een collega niet standaard is gearchiveerd.
Hoe komt het dat digitale informatie zo lastig is te vinden?
Door de digitalisering is de hoeveelheid beschikbare informatie en bronnen enorm toegenomen. Ook is de manier van archiveren veranderd. Hoe verder de digitalisering vordert, hoe meer de professionele archieffunctie verandert en gaandeweg is de medewerker, vaak ongemerkt, verantwoordelijk geworden voor het archiveren. Het Rijk beschikt over richtlijnen (o.a. BIHR) en er is ook wetgeving (Woo en Archiefwet). Deze zijn echter complex en daardoor lastig na te leven. Daarom zijn we als één Rijk aan de slag met de informatiehuishouding.
Hoe gaan we de informatiehuishouding op orde brengen?
De programma’s Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en MOOI (Modernisering Openbaarmaking OverheidsInformatie) helpen bij het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk. MOOI richt zich op de modernisering van de wetgeving in het kader van openbaarmaking. RDDI zorgt ervoor dat de informatiehuishouding die dat mogelijk moet maken op orde komt. RDDI geeft medewerkers heldere richtlijnen en gebruiksvriendelijke tools om bij te dragen aan een goede kwaliteit van overheidsinformatie.
Hoe sturen we Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding aan?
Het dagelijks bestuur van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) bestaat uit de directeur-generaal Overheidsorganisatie (DGOO), de secretaris generaal van het ministerie van OCW en de Stuurgroep Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, waarin alle departementen, de Belastingdienst en het Nationaal Archief zijn vertegenwoordigd. Het programma wordt aangestuurd door een programmadirecteur, die de dagelijkse leiding geeft aan de projecten.
