Concept Dienstverlening – werkgroep Inzage en Correctierecht
In de memo van de werkgroep inzage- en correctierecht aan de regieraad gegevens van 27 oktober 2016 is beschreven dat de invulling inzagerecht bij overheidsorganisaties sterk uiteenloopt. Als overheidspartijen willen we graag meer eenduidig inzageverzoeken afhandelen, maar binnen de eigen gestelde wettelijke uitvoeringskaders, om de burger dezelfde procedures te laten herkennen en op termijn zelf meer in controle te laten zijn over zijn gegevens. Daarom is in de Regieraad Gegevens besproken dat er behoefte is aan een overheidsbreed dienstverleningsconcept inzage-en correctierecht.
Deze pagina beschrijft een aantal uitgangspunten die het mogelijk maken om het recht op inzage eenduidig af te handelen. Het recht op correctie wordt in dit document bewust niet besproken. Omdat nog onvoldoende duidelijk is hoe uitvoering gegeven kan worden aan dit recht is het nog te vroeg om eenduidige afhandeling ervan vast te stellen. Voor correctierecht loopt er een alternatief onderzoek of verzoek van de minister van BZK. Deze heeft de Tweede Kamer toegezegd dit te onderzoeken na verzoeken van de Algemene Rekenkamer en de Nationale Ombudsman. Het onderzoek wordt eind mei verwacht. Bij het beschrijven van deze principes zijn de volgende uitgangspunten in acht genomen.
- Hoewel de overheid ook gegevens van bedrijven registreert zijn deze principes gericht op het verbeteren van de dienstverlening aan burgers.
- We redeneren zowel vanuit een wettelijk kader als uit de wensen van de burger: Dit kan een lastig spanningsveld zijn omdat deze twee soms uitersten lijken te zijn. De komst van de AVG geeft veel richtlijnen die aanvullende ambitie lastig kunnen maken. Toch is het streven naar meer eenduidigheid en een hoger niveau van dienstverlening wenselijk en moet worden gewaakt dat het wettelijk kader niet leidend is. Dit kan ook betekenen dat verdere inventarisatie van de wensen van burgers nodig is.
- We opereren naar de buitenwereld als één overheid: Voor de buitenwereld maken alle overheidsorganisaties onderdeel uit van dezelfde overheid. Burgers en bedrijven begrijpen dat er verschillende organisaties zijn met andere taken en bevoegdheden, maar voor hen horen zij tot dezelfde overheid.
- Een aantal van deze basisprincipes zijn al eerder vastgelegd. Het is goed om deze afspraken opnieuw met elkaar vast te stellen omdat deze nog niet voor alle partijen gelden, of omdat nog niet alle partijen deze ook daadwerkelijk zo uitvoeren.
Uitgangspunten
Digitaal is het voorkeurskanaal
Uit de praktijk blijkt dat op dit moment organisaties via verschillende kanalen inzagerecht mogelijk maken of zelfs verplicht stellen: per post, digitaal of door een fysiek bezoek. Vanuit het oogpunt van dienstverlening is het veel klantvriendelijker als het niet uitmaakt waar de burger binnenkomt, maar dat deze via alle kanalen ten minste een aanvraag tot inzagerecht te kunnen indienen. Voorwaarde om hieraan te kunnen voldoen is vanzelfsprekend dat via het betreffende kanaal voldoende identificatie- en authenticatiemiddelen beschikbaar zijn om het inzageverzoek te kunnen beoordelen. Het verstrekken van persoonsgegevens via alle kanalen ligt gecompliceerder omdat het bijvoorbeeld niet altijd wenselijk is om telefonisch of per mail gevoelige persoonsgegevens uit te wisselen.
Omdat de tijd die de burger online besteed toeneemt ligt voor de hand dat het online indienen van inzageverzoeken mogelijk moet zijn. Dit biedt ook voor de overheid voordelen (efficiënter, sneller, beter te controleren). Daarom zou actief gestuurd moeten worden op online inzageverzoeken.
Daarom wordt gevraagd in te stemmen met de volgende basisprincipes:
- De aanvraag tot inzage moet via alle (dus ook digitale) kanalen mogelijk zijn, als er voldoende authenticatiemiddelen mogelijk zijn. Digitale aanvragen genieten daarbij de voorkeur.
Inzage is kosteloos
De burger heeft recht op inzage in zijn persoonlijke gegevens. Hoewel de overheid deze gegevens voor de burger bijhoudt en gebruikt blijven het de persoonsgegevens van de burger. De overheid hoort daarom geen kosten in rekening te brengen bij de burger wanneer deze zijn recht op inzage uitoefent. Daarom wordt gevraagd in te stemmen met het basisprincipe:
- Inzagerecht is kosteloos.
Afhandeltermijn kan worden verkort
De WBP bepaalt dat binnen vier weken op het inzageverzoek van de burger beslist dient te worden. Een aantal overheidsorganisaties hebben een wettelijke basis om binnen zes weken een besluit te nemen. In praktijk betekent dit niet dat de burger altijd binnen zes weken volledig inzicht heeft tot zijn gegevens. Een organisatie hoeft binnen deze reactietermijn alleen te besluiten om het inzagerecht toe te kennen, de feitelijke beantwoording kan langer in beslag nemen. In het huidige digitale tijdperk is een reactietermijn van 4 weken aan een burger niet meer te verkopen. In een vol geautomatiseerd proces zou een volledig antwoord binnen seconden of hooguit een dag gegeven kunnen worden. Op dit moment kunnen wij hier nog niet aan voldoen. Een eerste reactie, waarin in ieder geval minimaal een ontvangstbevestiging zou moeten staan, moet binnen een week goed mogelijk zijn. Daarom wordt gevraagd in te stemmen met het volgende principe:
- De afhandeltermijn van inzageverzoeken kan aanzienlijk worden verkort.
We antwoorden op het juiste detailniveau
Geen enkel inzageverzoek is hetzelfde of kent hetzelfde detailniveau. Toch worden inzageverzoek vaak op hetzelfde detailniveau afgehandeld. Dit betekent dat er verschil kan bestaan in de gegevens die een burger ontvangt van verschillende overheidsorganisaties op dezelfde vraag. Het zou wenselijk zijn om op het gevraagde abstractieniveau van de burger te antwoorden. Het risico bestaat dat dit een dergelijk detailniveau is dat niet voor iedere organisatie haalbaar is. Om toch als één overheid naar buiten te treden is het wenselijk minimaal op het wettelijk detailniveau te communiceren behalve als het expliciet anders is aangegeven. Dit detailniveau moet worden gededuceerd uit de AVG. Daarnaast kan worde onderzocht of er een hoger ambitieniveau gesteld kan worden door in meer detail gegevens te verstrekken.
- We antwoorden minimaal op het detailniveau dat door de AVG wordt gesteld;
- We onderzoeken of een dieper detailniveau mogelijk is.
- In een apart traject wordt gewerkt aan een uniform, overheidsbreed afwegingskader m.b.t. de afhandeling en detailniveau van beantwoording van een inzageverzoek wordt vastgesteld.
We maken transparant aan wie we gegevens hebben doorgegeven
In de AVG worden strikte eisen gesteld aan transparantie voor de burger. Het moet duidelijk zijn waar organisaties persoonsgegevens voor gebruiken. Dit vereist niet alleen dat het duidelijk moet zijn welke gegevens overheden van burgers hebben en voor welk doel zij deze gegevens gebruiken, maar ook aan welke partijen zij deze gegevens doorgeven en voor welke wettelijke taak we dit doen. Door dit aan de voorkant goed vindbaar te maken zijn we zo transparant mogelijk. Bovendien kan een positief onverwacht gevolg zijn dat we daarmee onnodige inzageverzoeken voorkomen.
- We maken op elk van onze websites, op een eenvoudig te vinden plaats, begrijpelijke taal, duidelijk welke gegevens wij verwerken voor welk doel, aan wie wij gegevens verstrekken en voor welk doel wij dit doen. We onderzoeken de mogelijkheden en wenselijkheid van machine-to-machine uitvragen.
Machine to machine uitwisseling
Door technologische ontwikkelingen wordt het steeds gemakkelijker om geautomatiseerde berichtenuitwisseling plaats te laten vinden. Dit geldt ook voor inzageverzoeken. In een volledig geautomatiseerd proces zou een burger met een druk op de knop in seconden een inzageverzoek kunnen indienen en beantwoord kunnen krijgen. Op dit moment is dat nog niet mogelijk. Het zou wel mogelijk zijn om geautomatiseerde diensten te ontwikkelen waardoor met bijvoorbeeld een mobiele applicatie een inzageverzoek ingediend kan worden. Deze diensten kunnen worden ontwikkeld door derden wanneer bijvoorbeeld API’s ter beschikking worden gesteld.
- We onderzoeken de mogelijkheden en wenselijkheid van machine-to-machine uitvragen.
Vervolg
Om deze principes tot uitvoering te brengen is een aantal vervolgacties nodig, deze worden in deze paragraaf opgesomd. Het vereist meer dan alleen afspraken over dienstverlening, maar ook een cultuurverandering en meer kennis bij overheidsmedewerkers over inzagerecht. Overheidspartijen moeten namelijk de transitie maken van reactief naar pro-actief, van antwoord geven op de vraag naar het ondersteunen van de burger, toeleiden naar het juiste loket en in gesprek gaan over het juiste detailniveau.
De beschreven principes zijn in sommige gevallen voor meerdere interpretaties mogelijk, bovendien stelt het hogere eisen aan overheidsorganisaties dan wettelijk verplicht is. Wanneer deze principes worden omarmd kunnen een aantal vervolgacties parallel aan elkaar worden gestart:
Proefondervindelijk starten met implementatie
Het algemene beeld is dat het volume aantal inzageverzoeken op dit moment nog klein is en dat een eenduidig dienstverleningsconcept daarom haalbaar is. De werkgroep realiseert zich dat een gedeelte van de uitgangspunten voor een aantal organisaties verstrekkende consequenties kunnen hebben. Dit zou verder bemoeilijkt kunnen worden als de vraag hierdoor verder wordt versterkt. Het ligt daarom voor de hand om met bovenstaande actiepunten proefsgewijs te starten in de eigen organisatie. Iedere organisatie zal voor zichzelf in kaart moeten brengen op welke principes de eigen uitvoering afwijkt en de gevraagde aanpassing maken. Met best practices en ervaringen die hieruit volgen kunnen overheden elkaar helpen om de dienstverlening snel naar een hoger niveau te tillen. De werkgroep zou kunnen ondersteunen bij het bieden van een platform voor deze ervaringen en best practices. Het is dan raadzaam om structureel deskundigheid en capaciteit vrij te maken voor deze werkgroep.
Onderzoeken wetgeving en beleid
In huidige WBP, AVG en specifieke wetgeving worden eisen gesteld aan inzagerecht. Het volledige beeld en impact hiervan ontbreekt nog. Het is raadzaam om te onderzoeken om aan te sluiten bij de huidige ontwikkelingen en werkgroep om te onderzoeken of er aanvullende of tegenstrijdige eisen worden gesteld aan inzagerecht. Ook dient te worden onderzocht wat de juridische grenzen van inzage zijn en tot op welk detailniveau dat wenselijk is. In hoeverre mag bijvoorbeeld inzicht worden gegeven als de gegevens terug te leiden zijn naar het handelen van een individuele medewerker van de overheidsorganisatie? Omdat aanpassingen in wetgeving en beleid vaak langdurige trajecten zijn is het verstandig om dit parallel te laten lopen aan de werkgroep die zich richt op het implementeren van de uitgangspunten voor het dienstverleningsconcept. Om toch te zorgen dat beide trajecten op elkaar afgestemd blijven, kunnen beleidsmedewerkers en juristen aansluiten in de werkgroep.
Besluit
Aan de Regieraad Gegevens wordt daarom gevraagd:
- In te stemmen met de gestelde uitgangspunten voor een dienstverleningsconcept over inzagerecht;
- Akkoord te gaan met de voorgesteld aanpak;
- Te starten met de implementatie van deze uitgangspunten in haar eigen organisatie;
- Werkgroep aan te vullen met de benodigde deskundigheid en haar de opdracht te geven om ondersteuning te bieden bij implementatievraagstukken.