Regelhulpen zijn er om te blijven!

Met digitale regelhulpen werkt het ministerie van Economische Zaken (EZ) aan minder regeldruk voor ondernemers. Het programma Regelhulpen bij DICTU heeft afgelopen twee jaar gewerkt aan het op de kaart zetten van de regelhulpen. In januari 2017 is het programma afgerond en overgedragen aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl). Een goed moment voor Dirk Schoneveld, voormalig programmamanager Regelhulpen bij DICTU, om de balans op te maken en vooruit te kijken.

Wat zijn regelhulpen?

Regelhulpen helpen bij het ontrafelen van de complexe wet- en regelgeving waar ondernemers mee te maken hebben. ‘Veel wetgeving is zo ingewikkeld beschreven, dat een ondernemer vaak moeite heeft om te bepalen wat die wetgeving precies betekent voor het bedrijf. En dan komen de regelhulpen om de hoek kijken. Deze digitale wegwijzers leggen wetgeving uit in begrijpelijke taal’, aldus Schoneveld. ‘Wetgeving is om goede redenen geschreven in juristentaal, maar tegelijkertijd vaak lastig te doorgronden voor ondernemers. Onze regelhulpen vertalen als het ware een wet naar ondernemerspraktijk. En daar is behoefte aan, zo blijkt. Sommige regelhulpen worden jaarlijks tienduizenden keren geraadpleegd.’

Schoneveld vervolgt: ‘Een regelhulp werkt als volgt. De ondernemer beantwoordt online een aantal vragen over specifieke wetgeving. Op basis van deze antwoorden krijgt hij steeds gerichtere vragen. Na het beantwoorden krijgt de ondernemer een overzicht van maatregelen, een advies, berekeningen toegesneden op zijn bedrijf en situatie. Daarin verschillen ze van traditionele websites die wetgeving eveneens uitleggen, maar in meer generieke zin, statisch en niet toegespitst op de persoonlijke situatie van de ondernemer. Er zijn inmiddels veel overheden betrokken bij het maken van een grote diversiteit aan regelhulpen.’

Een goed voorbeeld van een regelhulp is de regelhulp premiekortingen en lage- inkomensvoordeel (LIV). Deze regelhulp van de Rijksoverheid helpt werkgevers om vast te stellen of zij recht hebben op het lage-inkomensvoordeel en/of een premiekorting.

Voordelen

Regelhulpen hebben niet alleen voordelen voor ondernemers. Ook de overheidsorganisaties die regelhulpen initiëren zijn erbij gebaat.

Baten Overheid

Een regelhulp zorgt voor een betere dienstverlening naar de ondernemer en daardoor voor een positievere houding van de ondernemer naar die overheidsorganisatie. De naleving van de regels wordt bovendien bevorderd doordat ondernemers weten wat hen te doen staat. Het werk van Inspecties wordt hierdoor makkelijker. En een betere digitale informatievoorziening leidt tot minder telefoontjes bij het klantcontactcentrum.

Baten Ondernemers

Ondernemers hebben op hun beurt minder tijd nodig om uit te zoeken aan welke regels ze moeten voldoen en hebben daardoor meer tijd om te ondernemen. Ook sancties van de overheid kunnen worden voorkomen door een betere naleving. Bovendien zijn er nog maatschappelijke baten. De zelfinspectietools brengen bijvoorbeeld ondernemers op de hoogte van potentiële risico’s waardoor ongelukken kunnen worden voorkomen.

Kabinet

Omdat het kabinet deze voordelen ook ziet, heeft het eind 2015 bepaald dat bij nieuwe wetgeving die ondernemers raakt, door overheden gekeken moet worden of de ontwikkeling van een regelhulp van toegevoegde waarde is. Dit is het geval als er behoefte is aan:

een regelhulp bij het bedrijfsleven,
de regelgeving relatief complex is,
de doelgroep een zekere omvang heeft en
er onvoldoende marktaanbod bestaat.

Hoe is er gewerkt?

Pioniersfase

De roep om regelhulpen kwam voort uit het programma Ondernemingsdossier (OD). Dit programma zette in op regeldrukvermindering door het organiseren van een nieuwe manier van samenwerken en door slimme digitale uitwisseling van informatie tussen overheid en bedrijfsleven. De beschikbaarheid van regelhulpen werd daarbij van essentieel belang gezien, omdat het ondernemersdossier anders onvoldoende toegevoegde waarde zou hebben. Geleidelijk hebben regelhulpen zich als opzichzelfstaande tools ontwikkelt.

‘Aan het begin, de zomer van 2014, was er nog weinig over regelhulpen voor ondernemers bekend. Het was een pioniersfase en het wiel werd al doende uitgevonden. De nadruk lag in het begin vooral op het maken van regelhulpen. Geleidelijk werd inzicht gekregen over beleid, technieken en beheer. In 2016 is de organisatie verder geprofessionaliseerd en is het proces gestandaardiseerd’.
Maarten Dekker, voormalig projectleider Regelhulpen bij DICTU.

Van kop tot staart een teamprestatie

‘Om een regelhulp te ontwikkelen wordt eerst een projectteam gevormd. Hierin zitten vertegenwoordigers van het team Regelhulpen, het voor de betreffende wetgeving verantwoordelijke ministerie, de ICT-leverancier en het bedrijfsleven. Het projectteam bestaat dus uit specialisten op het gebied van inhoud, ICT en proces. Vervolgens wordt een kosten en baten analyse geschreven. Als deze positief is gaan we aan de slag. Gezamenlijk stelt het team een vragenboom op en testen deze met ondernemers. Dit wordt vertaald in een online tool en op verschillende platformen, waaronder Digitale Overheid en het Ondernemersplein, ontsloten. Al met al van kop tot staart een echte teamprestatie!’

Uitdagingen

Het is de uitdaging om de behoeften van overheid en ondernemer samen te brengen en in te passen in de beschikbare ICT-tooling. In 2017 is er een overstap gemaakt naar een nieuwe ICT-leverancier met als resultaat een flexibelere en goedkopere oplossing. Voornamelijk het zorgvuldig vertalen van de wetgeving in voor ondernemers begrijpelijke teksten kost veel overleg en dus tijd. Afhankelijk van de beschikbaarheid van de specialisten en de omvang van de wetgeving duurt een traject twee tot acht maanden.

En de resultaten?

Begonnen als een zichzelf te bewijzen experiment, zijn steeds meer ondernemers en overheden enthousiast over de regelhulpen. Tienduizenden ondernemers hebben hun weg naar de regelhulpen weten te vinden en steeds meer ministeries en uitvoeringsorganisaties ontwikkelen deze hulpmiddelen, met of zonder hulp van het team Regelhulpen, voor ondernemers.

De belangrijkste mijlpalen? Schoneveld: ‘Ten eerste zijn de afgelopen jaren enkele tientallen regelhulpen ontwikkeld bovendien met vallen en opstaan een bestendige methodiek ontwikkeld om regelhulpen uniform, systematisch en veilig mee te maken en te beheren. Deze methodiek omvat de processen, technologie en bemensing. En last but not least het concept regelhulpen heeft zich bewezen en er een professionele organisatie in de RVO gevonden die de ingezette koers zal continueren en waar nodig vernieuwen.’

In goede handen bij RVO.nl

Sinds begin van dit jaar staat er een nieuw enthousiast team bij RVO.nl klaar dat verantwoordelijk is voor het beheer, de doorontwikkeling en het promoten van regelhulpen.

‘Verschillende overheidsorganisaties hebben intern allerlei hulp-tools en rekentools, waarvan ook ondernemers profijt kunnen hebben. Deze organisaties zijn vaak terughoudend om hiermee online te gaan omdat ze verschillend zijn qua methodiek, techniek en professionaliteit. Ook leiden zulke verschillen tot beheersmatige uitdagingen. Het team Regelhulpen kan helpen met het ontwikkelen van deze tools tot volwaardige Regelhulpen.
Sita Holtslag, projectleider bij RVO.nl.