Overheidsorganisaties moeten per 18 april 2019 elektronische facturen in Europees formaat kunnen ontvangen en verwerken. Steeds meer organisaties stappen over én sturen zelf ook digitale facturen. De verplichting geldt voor de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties. Deze wettelijke verplichting is bedoeld om een impuls te geven aan e-factureren.
Voordelen e-facturen
Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de overheid en naar elkaar. Deze facturen worden nog voor een groot deel handmatig verwerkt. Het alternatief is e-factureren. Een e-factuur is een digitaal xml-bestand (geen PDF) dat elektronisch wordt verstuurd vanuit een boekhoudpakket of via een e-factuurportaal. Dit wordt vervolgens automatisch verwerkt door het financiële systeem van de ontvanger.
E-factureren is eenvoudig en laagdrempelig, waardoor de voordelen voor alle ondernemers merkbaar zijn. Geautomatiseerde uitwisseling voorkomt fouten bij de verwerking, is kostenbesparend en maakt kortere betaaltermijnen mogelijk. Door e-factureren wordt het energieverbruik en de milieubelasting verminderd. Dat zijn voordelen voor overheden, maar ook voor bedrijven die e-facturen aan de overheden verzenden.
E-factureren in de praktijk
In 2018 heeft staatssecretaris Raymond Knops (BZK) alle medeoverheden aangeschreven met het verzoek om implementatie van e-facturen. Daar is gehoor aan gegeven. Uit een recente inventarisatie van PIANOo, onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), blijkt dat momenteel 85% van de medeoverheden gereed is. 10% van de medeoverheden heeft aangegeven dat zij vanwege praktische redenen iets uitloop hebben in hun implementatieproces. De verwachting is dat zij voor de zomer alsnog gereed zijn. 5% van de overheden zegt niet op korte termijn gereed te kunnen zijn vanwege een ambtelijke fusie of een herindelingsvraagstuk. De Rijksoverheid was eerder al helemaal klaar om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
De Rijksoverheid (via Digipoort) en vrijwel alle provincies, gemeenten en waterschappen zijn aangesloten op Simplerinvoicing: een (inter)nationaal transportnetwerk van dienstverleners met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van e-facturen. Via dit netwerk kan het bedrijfsleven elkaar ook onderling bereiken.
Inmiddels zijn in vele financiële pakketten e-factuur modules ingebouwd. Hierdoor is e-factureren niet alleen geschikt voor grote bedrijven met grote financiële systemen, maar kunnen zzp’ers en het midden- en kleinbedrijf ook op een gemakkelijke wijze e-factureren via hun financiële pakket.
Door het aanbieden van e-factuurportalen kan een beginnende ondernemer kennismaken met e-factureren door in eerste instantie handmatig de benodigde factuurinformatie in te voeren. Het betreffende e-factuurportaal zet deze gegevens om in het e-factuur formaat en verzendt deze naar de opdrachtgever.
