Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.
Aanleiding
In 2014 is door de Europese Commissie geconstateerd dat in lidstaten van de Europese Unie, waaronder Nederland, heel veel verschillende standaarden voor e-facturen bestaan. De meeste van deze standaarden zijn niet uitwisselbaar en geen enkele standaard heeft voorrang. Dit leidt tot complexiteit, rechtsonzekerheid en extra kosten.
Europese regelgeving
Daarom zijn er in Europa afspraken gemaakt over elektronisch factureren. Die afspraken zijn vastgelegd in de Europese richtlijn inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten.
Hierin staan 3 onderdelen beschreven:
- Europese overheden, overheidsorganisaties en overige aanbestedende diensten zijn verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
- Een Europese norm (semantisch model) dat weergeeft aan welke eisen een e-factuur dient te voldoen en welke factuurgegevens opgenomen dienen te worden.
- De standaarden voor een e-factuur die gebruikt worden om concrete invulling te geven aan het semantische model.
Voordelen
Elektronisch factureren heeft meerdere voordelen:
- Gemakkelijker: de verwerking verloopt automatisch
- Sneller: diverse processtappen kunnen worden overgeslagen
- Nauwkeuriger: geen fouten door handmatige verwerking
- Goedkoper: geen print- en portokosten
- Duurzamer: minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot
Nederlands beleid
De Nederlandse overheid heeft de Europese richtlijn in de Aanbestedingswet opgenomen. Alle Nederlandse overheden, overheidsorganisaties en overige aanbestedende diensten zijn sinds 18 april 2019 verplicht om e-facturen van hun leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken.
Deze e-facturen moeten voldoen aan de Nederlandse afgeleide van de Europese norm voor e-facturen, NLCIUS (Nederlandse Core Invoice Usage Specification). De overheid definieert alleen ‘machineleesbare’ facturen als elektronische facturen. Hierbij wordt uitgegaan van een XML-bestand. NLCIUS is de norm die hierop van toepassing is. Indien de overheid spreekt over de activiteit ‘elektronisch factureren’, dan spreekt de overheid over het geautomatiseerd uitwisselen van elektronische facturen.
De reden voor het hanteren van deze definitie is dat de voordelen van elektronische facturering maximaal benut worden wanneer het genereren, verzenden, overdragen, ontvangen en verwerken van een factuur volledig geautomatiseerd kan worden. Daarom worden alleen machineleesbare facturen waarbij automatische verwerking door de ontvanger mogelijk is, door de overheid beschouwd als elektronische factureren. Een beeldbestand op zich, zoals een pdf, mag dus niet worden beschouwd als een elektronische factuur volgens de Europese richtlijn en de Nederlandse Aanbestedingswet.
Binnen de Europese Unie is een stelsel ontwikkeld voor het uitwisselen van e-facturen, Peppol. Dit uitwisselen verloopt via accesspoints: beveiligde verbindingen tussen leveranciers en ontvangers waarbij gebruik wordt gemaakt van serviceproviders die aangesloten zijn op Peppol. Het toezicht op de accespoints wordt uitgevoerd door Peppol-autoriteiten. In Nederland door de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa).
Beleidslijn voor het midden- en kleinbedrijf
Het midden- en kleinbedrijf (mkb) moet ook van elektronische facturering bij overheidsopdrachten kunnen profiteren. De NLCIUS moet daarom eenvoudig toepasbaar zijn in software die gebruikt wordt om facturen op te stellen. Dat zijn systemen die gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken zijn. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat het midden- en kleinbedrijf, evenals kleinere aanbestedende diensten en instanties, over beperkte personele en financiële middelen beschikken.
Relevante wet- en regelgeving
- Europese richtlijn inzake elektronische facturatie bij overheidsopdrachten
- Aanbestedingsbesluit en het Aanbestedingsbesluit op defensie- en veiligheidsgebied inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten
Meer informatie
- Helpdesk e-factureren (voor vragen over elektronisch factureren aan de rijksoverheid)
- NLCIUS (de berichtenstandaard voor e-factureren)
