Tussen de regelgeving van de BAG en de NEN-norm 5825 bestaan twee belangrijke verschillen in de schrijfwijze. Het gaat om de manier waarop een adres is opgebouwd in velden (zijn huisletters en huisnummertoevoegingen apart of als een enkele toevoeging geregistreerd). En verder om de afkorting van straatnamen (die in de praktijk veel wordt gebruikt maar niet als zodanig in de BAG is opgenomen). Vaak wordt verondersteld dat deze verschillen de werking van het stelsel zullen belemmeren. Uitgelegd wordt waarom dit in beide gevallen niet zo is.
Schrijfwijze vastlegging van adresgegevens
De wetgeving over de basisregistraties adressen en gebouwen bevat regels over de manier waarop adresgegevens moeten worden vastgelegd in de registratie. Over de straatnaam is daarbij bepaald dat de volledige schrijfwijze (officiële benaming van de openbare ruimte) moet worden opgenomen. Van de huisnummering is vastgelegd dat deze worden geregistreerd in de velden huisnummer, huisletter en huisnummertoevoeging. In NEN 5825 is daarentegen vastgelegd dat er geen sprake is van een onderscheid tussen huisletter en huisnummertoevoeging, maar slechts van een enkel veld (dat ook huisnummertoevoeging heet). Is dat nu een probleem bij het tot werking brengen van het stelsel van basisregistraties?
Als een bestuursorgaan behoefte heeft aan een authentiek gegeven dat is opgenomen in een basisregistratie dan is het verplicht van de inhoud van die basisregistratie gebruik te maken. Dat geldt ook voor het gebruik van de in de BAG opgenomen adresgegevens. Ook bij de koppeling van verschillende basisregistraties geldt dit principe (een basisregistratie is immers gewoon een overheidsafnemer). Concreet betekent dit dat in de BRP de officiële schrijfwijze van de straatnaam uit de BAG is opgenomen. De huisnummering was in de BRP al geregistreerd in de velden huisnummer, huisletter en huisnummertoevoeging. Zie Informatiebank op website van RvIG.
Ook bij de koppeling met de andere basisregistraties zal deze werkwijze gevolgd worden. Zie hiervoor bijvoorbeeld de huidige versie van de gegevenscatalogus van het NHR en de op dit moment beschikbare versie van IMKAD. In beide gevallen is sprake van de opname in drie velden (huisnummer, huisletter en huisnummertoevoeging). Als organisaties dus op de juiste manier gegevens gaan afnemen uit basisregistraties, dan zullen zij BAG conforme adressen ontvangen (als er geen sprake is van bijzondere categorieën adressen zoals postbussen en buitenlandse adressen). De in NEN 5825 vastgelegde norm is hierbij niet relevant. Voor de vastlegging van adresgegevens geldt deze norm namelijk niet voor de uitvoering van publieke taken van overheden. Op dat punt wordt deze norm vooral buiten de overheid toegepast. Omdat het stelsel van basisregistraties zich vooral richt op de overheid zelf, zullen de verschillen tussen beide normen in de praktijk de werking van het stelsel dan ook niet belemmeren.
Schrijfwijze presentatie van adresgegevens
Voor de presentatie van adresgegevens in bijvoorbeeld venster enveloppen wordt al sinds jaar en dag gewerkt met afgekorte straatnamen. Hiervan bestaan verschillende varianten. Op dit moment is de afkorting tot 24 posities de meest gangbare afkortingslengte. Voor de manier van afkorten worden afkortingsregels gehanteerd. In NEN 5825 zijn dergelijke afkortingsregels opgenomen. Deze worden bijvoorbeeld als extra dienst meegeleverd in het BAG-extract. In artikel 1 van het Besluit standaardschrijfwijze persoonsgegevens worden deze verplicht gesteld voor de Rijksoverheid. Een in de BAG als “Burgemeester Le Fèvre de Montignylaan” opgenomen openbare ruimte wordt dan afgekort als “Burg L F de Montignyln”.
Daarnaast bestaan er nog afkortingsregels die zijn opgesteld door de Bestuurlijke Commissie Overheidsinformatisering (BOCO). Deze laatste worden in het kader van de GBA nog altijd voorgeschreven voor gebruik binnen het veld straatnaam (de ingekorte schrijfwijze van de officiële straatnaam). Maar is er hiermee in de praktijk ook sprake van een belangrijk knelpunt dat om een oplossing vraagt? Of van het feitelijk niet voldoen aan de wettelijke verplichting tot het gebruikmaken van de gegevens uit de BAG? Nee, dat is niet het geval.
De ingekorte schrijfwijze kent namelijk een heel specifiek doel (presentatie voor postbezorging) waarvoor het niet per definitie noodzakelijk is dat dit gegeven als zodanig een onderdeel uitmaakt van de basisregistratie. Het afkorten van schrijfwijzen volgens verschillende inkortingregels is op zichzelf dan ook geen direct probleem. In gesprekken met verschillende afnemers is het vraagstuk ook specifiek aangekaart. Afnemers geven aan dat de afkorting volgens verschillende normen en door verschillende organisaties mogelijk minder efficiënt is, maar in de uitvoeringspraktijk geen problemen oplevert. De meeste afnemende organisaties hebben intussen namelijk processen ingericht om over afgekorte schrijfwijzen te beschikken.
En hoe nu verder?
Er is gezocht naar een afnemende organisatie die zich sterk wil maken voor een verdere uniformering van de ingekorte schrijfwijze. Deze zoektocht heeft niets opgeleverd. Er zijn weliswaar efficiëntieverbeteringen mogelijk, maar deze lijken nu niet op een brede steun te kunnen rekenen. Ook ervaren de meeste gebruikers dit niet als een groot probleem. Verder zijn er ook geen concrete voorbeelden bekend van situaties waarin verschillende afgekorte schrijfwijzen tot daadwerkelijke problemen leiden. Mogelijk dat in de komende jaren bovendien op natuurlijke manier een verdere harmonisatie zal plaatsvinden. Om die redenen zal dit vraagstuk in stelselverband dan ook verder niet worden opgepakt. Heeft u straatnamen nodig met maximaal 24 karakters? Dan kunt u de volledige en ingekorte schrijfwijze vinden in de LV BAG producten (zoals BAG Web, BAG Compact, BAG Extract en BAG Bevragen).