Tijdens de releaseparty van het Optimaal Digitaal spel op dinsdagmiddag 2 oktober werd het eerste exemplaar van het spel uitgereikt aan Jos Tilmans van het minsterie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Iedereen die betrokken is bij het platform Optimaal Digitaal was uitgenodigd om de uitreiking van het eerste exemplaar mee te maken. Het spel is een workshop in spelvorm, dat zorgt voor bewustwording, kennisoverdracht en samenwerking bij het spelenderwijs verbeteren van (online) dienstverlening. Op basis van de tips van Optimaal Digitaal is het Optimaal Digitaal spel ontwikkeld.
Van Massaal naar Optimaal
Victor Zuydweg, initiatiefnemer Gebruiker Centraal, opende de bijeenkomst en vervolgens vertelde Ineke Graumans, actieteam Optimaal Digitaal, onder andere over de achtergrond en de ontwikkeling van het spel. Hiervoor moeten we terug naar 2013. Dat was het jaar waarin Massaal Digitaal startte als één van de 9 ‘Doorbraakprojecten met ICT’. Massaal Digitaal onderzocht wat burgers en bedrijven belemmert om zaken met de overheid digitaal af te handelen. Deze belemmeringen bleken generiek van aard. Oplossingen om die belemmeringen te doorbreken en de kennis daarover zijn daarom voor alle overheidsorganisaties van belang was een belangrijke conclusie. Ook kwam uit het onderzoek naar voren dat er binnen overheidsland behoefte was aan één digitale plek waar zoveel mogelijk van de kennis wordt verbonden en gedeeld. Optimaal Digitaal was geboren: een digitaal platform voor alle overheidsinstanties om kennis te delen, te inspireren en tot actie aan te zetten. De tips van Optimaal Digitaal zijn allemaal gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek en tientallen interviews met professionals bij overheidsorganisaties.
Aan de slag met tips
In 2017 ontstond het idee om meer te doen met de tips van Optimaal Digitaal om zo alle kennis en best practices actief te benutten. Na de ontwikkeling is het spel bij een aantal overheden uitvoerig getest. Vier tot zes spelers kunnen het spel spelen in ongeveer twee uur. Bij de tips wordt besproken in hoeverre de tip al wordt toegepast of toegepast zou kunnen worden in de organisatie. De ervaring is dat er verrassend snel wordt doorgedrongen tot de kern en dat men eindigt met concrete acties die de volgende dag al kunnen worden opgepakt. In het spel zitten 100 tips voor het verbeteren van de dienstverlening. De tipkaarten zijn verdeeld in de categorieën commitment, samenwerking, informatieveiligheid, procesaanpak, gebruiksgemak en kanaalsturing.
Spelleider
Een spelleider helpt om het Optimaal Digitaal spel goed te laten verlopen. De spelleider speelt zelf niet mee en heeft een neutrale rol. De spelleider stimuleert discussie, leidt weg van stokpaardjes en geeft inhoudelijke uitleg bij de tips. Dit kan een interne medewerker zijn, maar ook een externe deskundige met ervaring in het verbeteren van publieke dienstverlening.
Spelleider worden?
Sinds kort verzorgt Gebruiker Centraal Train-de-trainer Spelleider sessies. Deelnemers hiervan maken kennis met het spel en leren onder tussen de do’s en don’ts in de rol van spelleider. Na afloop ontvangen alle deelnemers het Certificaat Spelleider Optimaal Digitaal. Heeft u interesse in een Train-de-trainer sessie? Neem dan contact op met Gebruiker Centraal.
De favoriete tips
Vervolgens was het de beurt aan spelers van het eerste uur om hun favoriete tip te delen. Ed Sabel Projectleider Mobiel Media Lab Politie, liet weten dat tip 88 ‘Kom uit je ivoren toren’ tot zijn favorieten behoorde. ‘Kom uit je ivoren toren, ga naar gebruikers toe en niet maar één keer per maand. Dat kan overal zijn: op de markt, het station, in het buurtcentrum, bij scholen of op congressen. Of zelfs in de supermarkt’, aldus Sabel.
Robert Hauwert van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier, pleit voor het inzetten van interne ambassadeurs (tip 49). ‘De ambassadeurs zorgen voor een interne olievlek’.
Volgens Micheline Tasseron van de gemeente Harderwijk is het belangrijk om lef te tonen (tip 80). ‘Heb ambitie en heb lef. Stap op die bestuurder af, overtuig en vraag om steun’. Tasseron laat weten dat de opbrengst van het spel tot nu toe is, dat er meer betrokkenheid is van het bestuur.
Jurjen Dieleman, Bedrijfsuitvoeringorganisatie West-Betuwe, pleit in zijn organisatie om het spel te spelen aan de start van elk nieuw project.
De favoriete tip van Wolfgang Ebbers hoogleraar (deeltijd) ‘digitale overheidsdiensten’ aan de Universiteit Twente, is tip 89 ‘Formuleer wat je wil bereiken met je dienstverlening’. ‘Bedenk van tevoren wat nu eigenlijk de strategische doelen en kerntaken zijn van de organisatie? En welke dienstverleningsdoelen zijn daaruit af te leiden? Het antwoord op deze vragen wijst de weg’, aldus Ebbers.
Alle aanwezigen kregen naar afloop een exemplaar van het spel mee. Het actieteam Optimaal Digitaal van Gebruiker Centraal hoopt dat het spel veel gespeeld gaat worden zodat mensen geïnspireerd raken en direct tot actie overgaan.
