“Veertig gemeenten, vier provincies en bijna alle waterschappen zijn gereed met de implementatie van e-factureren”. Dat meldde staatssecretaris Raymond Knops van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) op het PIANOo e-facturatie event in Den Haag. Een flink aantal decentrale overheden moet dus nog stappen ondernemen. Knops verwacht wel dat de decentrale overheden tijdig gereed zijn om elektronische facturen (e-facturen) te kunnen ontvangen en verwerken. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten vóór ingang van de wettelijke verplichting op 18 april 2019 de benodigde voorzieningen hebben getroffen.
Niet wachten tot laatste moment
Knops deed dit voorjaar een oproep aan de decentrale overheden om de stand van zaken aan hem te melden. In hun reacties daarop zegt het merendeel van de overheden voor eind 2018 gereed te zijn om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Het is een risico om tot het laatste moment te wachten met het treffen van maatregelen. De ICT- dienstverleners hebben niet de capaciteit om in de laatste maand(en) decentrale overheden massaal aan te sluiten.
E-factuurstroom op gang brengen
“E-facturatie voorzieningen zijn zinloos als er geen e-facturatiestroom op gang komt”, stelde de staatssecretaris in zijn toespraak. Zodra decentrale overheden aan de wettelijke verplichting voldoen, moeten zij daarom toeleveranciers stimuleren e-facturen aan hen te zenden. Uiteindelijk zijn zowel ontvangende als verzendende organisaties gebaat bij de voordelen van e-factureren. Ervaringen van deze organisaties zijn opgenomen in het boekje E-factureren in de praktijk. Tijdens het evenement werd het eerste exemplaar daarvan uitgereikt aan de staatssecretaris door Kornelis Drijfhout, hoofd van het programmabureau e-factureren.
Voordelen e-factureren
E-factureren is het geautomatiseerd uitwisselen van een factuur van het ene naar het andere systeem (het is géén pdf bijlage bij een e-mail). De overheid stimuleert e-factureren vanwege de grote voordelen, zoals gemak, kostenbesparingen en het vermijden van fouten. E-factureren biedt ook kansen om betaaltermijnen te verkorten. Aanpassingen in ICT-systemen, maar ook het reorganiseren van (verwerkings-) processen zijn nodig om de voordelen van e-factureren te verzilveren.
Het PIANOo programmabureau e-factureren
PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden is onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Het PIANOo programmabureau e-factureren ondersteunt decentrale overheden bij de implementatie van e-factureren, in opdracht van BZK. Staatssecretaris Raymond Knops heeft binnen het ministerie de verantwoordelijkheid voor de portefeuille digitalisering overheid.