Een e-factuur is een digitaal xml-bestand (geen pdf) dat elektronisch wordt verstuurd uit een boekhoudpakket of via een e-factuurportaal. Sinds18 april 2019 is het verplicht voor Rijksoverheid, gemeenten, waterschappen en provincies om e-facturen te kunnen ontvangen én verwerken. Erg handig want het handmatig verwerken van facturen kost veel tijd dus geld en een foutje is zo gemaakt.
Op basis van Europese en nationale regelgeving is e-factureren wettelijk verplicht voor overheden. In Nederland is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verantwoordelijk voor de implementatie ervan bij overheden. ‘BZK helpt door het stellen van beleidskaders, geeft opdracht aan uitvoeringsorganisaties om e-facturatie te faciliteren en te implementeren en jaagt indien nodig aan’. Aan het woord is Justin de Jager, dossierhouder e-factureren bij BZK.
Sneller, nauwkeuriger en kortere betaaltermijn
Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand waarmee je machine-to-machine kunt factureren. ‘Als een leverancier voor een geleverde dienst een e-factuur stuurt aan een overheidsorganisatie, ontvangt deze overheidspartij de e-factuur direct in zijn eigen financiële systeem. Dat scheelt tijd. De verwerking verloopt sneller, nauwkeuriger en de betaaltermijn wordt verkort. Daarnaast verbetert het de dienstverlening van de overheid’, somt De Jager de voordelen op.
Olievlek
De Rijksoverheid – dat wil zeggen alle departementen en Rijksdiensten – heeft sinds 1 januari 2017 de voorzieningen gereed om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Bovendien is het voor leveranciers van de Rijksoverheid vanaf 1 januari 2017 verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-factureren te sturen. ‘Het idee erachter is dat uiteindelijk e-factureren zich als een olievlek verspreidt en wordt geadopteerd door andere organisaties’, aldus De Jager.
Uitdragen beleid
De Jager: ‘Als dossierhouder bij de Directie Informatiesamenleving en Overheid (DIO) ben ik verantwoordelijk voor de beleidsmatige aansturing van diverse ondersteunende uitvoeringsorganisaties. Ik zoek bovendien de verbinding met andere beleidsonderwerpen, waaronder Standard Business Reporting (SBR) om samenhang te vinden en elkaar te versterken. En ik draag het beleid over e-factureren uit naar rijksoverheden. Dit doe ik door bijvoorbeeld aan te schuiven bij diverse interdepartementale overleggen, via een-op-een gesprekken met een overheidsorganisatie en zo heb ik laatst een Masterclass over e-factureren gegeven aan de Rijksacademie voor Financiën, economie en bedrijfsvoering’. Ten slotte, zorg ik voor de inhoudelijke verantwoording over de overheidsbrede implementatie van e-factureren aan staatssecretaris Knops.
Beheerder
‘Ik werk nauw samen met Logius, de beheerder van de voorziening en de verantwoordelijke partij voor het routeren van de e-facturen binnen de Rijksoverheid. Dit doen ze via de zogenaamde berichtenverkeervoorziening van Digipoort, die de ingekomen e-facturen aflevert bij de geadresseerde rijksoverheidsorganisatie. Logius zorgt verder voor de technische ondersteuning en de nodige doorontwikkeling van de berichtenverkeervoorziening.
Ondersteuning decentrale overheden
Het bureau e-factureren PIANOo voert voor BZK de opdracht uit om gemeenten, provincies en waterschappen actief te helpen bij het implementeren van e-factureren. Decentrale overheden moeten namelijk zelf hun voorzieningen inrichten en voor hulp kunnen ze aankloppen bij het bureau e-factureren voor onder andere handreikingen, voorbeelddocumenten en praktijkvoorbeelden. Verreweg de meeste overheden zijn trouwens gereed met het implementatieproces .
Kenniscentrum e-factureren
‘Regelmatig spelen er actuele vraagstukken die van invloed kunnen zijn op de implementatie of adoptie van e-factureren, ook vanuit business-to-government perspectief’, vervolgt De Jager. ‘Daarom heb ik in samenwerking met RVO (Rijksdienst voor ondernemend Nederland) het kenniscentrum e-factureren opgericht. Bij de helpdesk van het kenniscentrum kunnen leveranciers terecht met al hun vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid. Deze informatie biedt in de basis tevens de handvaten voor het businsess-to-business e-factureren. Want als een leverancier toch al aan de Rijksoverheid e-factureert, waarom dan niet aan andere bedrijven?’, redeneert De Jager. ‘De helpdesk fungeert overigens als frontdesk voor het gehele Rijk. Rijksambtenaren kunnen er dus ook terecht’.
Ondernemersplatform
Een andere ambitie van het kenniscentrum is om de dialoog over e-factureren op gang te brengen tussen ondernemers op Higherlevel.nl: een forum waar ondernemers en experts uit zowel de private als de publieke markt elkaar helpen door kennis en ervaringen uit te wisselen.
Regelhulpen e-factureren
‘De praktische consequenties uit wet- en regelgeving rondom e-factureren kunnen best complex zijn’, weet De Jager. ‘Daarom wordt er momenteel gewekt een tweetal Regelhulpen. Eén voor rijksoverheidsambtenaren en één voor het bedrijfsleven. Door het invullen van een regelhulp krijgen ambtenaren of leveranciers via een advies op maat snel meer duidelijkheid over wat e-factureren is, wat is afgesproken over e-factureren en wat men nodig heeft om te kunnen e-factureren’.
E-factureren heeft de toekomst
Door de verplichting neemt het aantal e-facturen enorm toe tussen overheid en bedrijfsleven. Maar volgens De Jager dit slechts het topje van de ijsberg als het gaat om het digitaliseren (en automatiseren) van berichten in een procesketen die een transactie mogelijk maken. ‘Door deze transactionele e-berichten te standaardiseren en te routeren via een betrouwbare infrastructuur kunnen ook andere transactieketens profiteren. ‘En uiteindelijk profiteren bedrijfsleven, overheid maar ook burgers van deze snelle, nauwkeurige, goedkopere en milieuvriendelijke manier van factureren’, besluit de De Jager.
(Foto: René de Gilde)
