Jos Ebben, product owner namens het Landelijk Incassocentrum
Wouter Ludwig, data scientist bij Datafundamenten & Analytics
Het besluit van de Belastingdienst om in termijnen te mogen betalen was in het verleden een tijdrovende bezigheid. Voordat er een beslissing viel, moesten tal van systemen worden geraadpleegd. Een bijzondere samenwerking tussen het Landelijk Incassocentrum en Datafundamenten & Analytics (DF&A) zorgt ervoor dat medewerkers van de Belastingdienst sneller kunnen vaststellen of iemand in aanmerking komt voor een betalingsregeling. Betrokkenen Jos Ebben en Wouter Ludwig geven tekst en uitleg.
140.000 verzoeken per jaar
Jos Ebben is product owner namens het Landelijk Incassocentrum voor het project. Samen met het bedrijfsonderdeel IV Accent in Apeldoorn – waarbij IV staat voor informatievoorziening – houdt hij zich onder meer bezig met het ontwikkelen van datagedreven betalingsregelingen voor burgers. Wouter Ludwig is data scientist bij DF&A. Toen hij in 2014 op de afdeling kwam werken, waren er ongeveer 20 medewerkers. Inmiddels werken er 250 data scientists, business analisten en analytical programmers. En dat zullen er over een paar jaar 350 zijn.
Waar hebben we het bij het onderwerp ‘betalingsregeling burger’ over? Een burger die in betalingsproblemen komt, kan bij de Belastingdienst een verzoek om uitstel indienen en een betalingsregeling aanvragen. Jaarlijks krijgt de Belastingdienst zo’n 140.000 uitstelverzoeken. Daarvan hoort 40% tot de ‘aandachtgevallen’, de overige 60% zijn op zich goede betalers, maar zij hebben wel een betalingsregeling nodig. Jos: “We zochten naar een manier om de mensen die meer aandacht nodig hebben er sneller uit te kunnen halen en om mensen die altijd netjes betaald hebben eerder een betalingsregeling te kunnen toezeggen. Om dit proces te kunnen versnellen, wilden we het anders inrichten.
Versnelling door stoplichtmodel
Die versnelling is mogelijk gemaakt met het stoplichtmodel. Kortgezegd: groen is ‘akkoord’, oranje is ‘nader onderzoeken’ en rood is ‘afgewezen’. Dankzij dit model is snel duidelijk welke mensen in aanmerking komen voor een betalingsregeling. Bijvoorbeeld iemand met schulden en een laag inkomen die zorgtoeslag moet terugbetalen. Hij kan dat bedrag niet in één keer betalen, maar verspreid over twee jaar zou moeten lukken. Wouter: “Vroeger moesten medewerkers na een schriftelijk verzoek diverse systemen raadplegen om de betalingscapaciteit te berekenen. Daar waren ze al snel een half uur mee bezig. Nu zien ze direct dat iemand ‘groen’ is en duurt het proces nog geen zes minuten.”
Het stoplichtmodel betekent een grote efficiencyslag: het werkt mee aan de doelstelling meer werk verzetten met minder mensen. Zo bespaart de Belastingdienst fte’s én wordt door snellere betalingsregelingen meer belasting geïnd.
Rood: motorrijtuigenbelasting
Maar wanneer en voor wie staat het stoplicht eigenlijk op rood en is geen betalingsregeling mogelijk? “Voor een groot deel zijn dit mensen met een achterstand in hun motorrijtuigenbelasting”, vertelt Wouter. “Stel dat je iedere maand honderd euro moet betalen. Als je dan aan de Belastingdienst vraagt of je het bedrag van een maand over de twaalf volgende mag verspreiden, is het antwoord ‘nee’. Want de volgende maand moet je weer honderd euro betalen. Dat is trouwens een politieke beslissing geweest. Ook met mensen die bij ons als fraudeurs bekend staan, maken we geen betalingsafspraken.”
Het blijft mensenwerk
Het algoritme in het systeem geeft dus groen, oranje of rood aan, maar het treffen van regelingen blijft wel mensenwerk. Medewerkers van het Landelijk Incassocentrum nemen – op voordracht van medewerkers aan de Belastingtelefoon – uiteindelijk de beslissing, niet het systeem. Neem mensen in de schuldsanering. Die krijgen na drie jaar kwijtschelding van hun restschuld. Met hen kan de Belastingdienst de afspraak maken dat ze een deel van hun schuld in twaalf maanden afbetalen, waarna het restant buiten invordering wordt gesteld. Dit zijn oranje gevallen. Dat geldt ook voor mensen die slecht betaalgedrag vertonen of die altijd te laat zijn met hun aangifte. Jos: “Met hen spreken we liever een loonvordering af via de werkgever. We zijn daar wel voorzichtig in, want we hebben gemerkt dat voor sommige werkgevers loonvordering aanleiding geeft tot ontslag.”
Impact op de samenleving is groot
Uiteindelijk wil de Belastingdienst naar de situatie toe dat de burger zelf op internet een verzoek tot een betalingsregeling indient en het systeem automatisch ‘ja’ of ‘nee’ antwoordt. Zover is de techniek nu nog niet – hoewel de business rules tamelijk eenvoudig zijn. In het systeem is vastgesteld bij welk bedrag betalingsregelingen mogelijk zijn of wanneer de Belastingdienst mag vorderen. De bedragen hangen af van leeftijd, gezinssamenstelling en individueel betaalverleden. Hoe eenvoudig ook, de impact van het stoplichtmodel op de samenleving is groot. Wouter: “Ga maar na. Als het model je verzoek om gespreid betalen ten onrechte niet inwilligt, kun je onterecht in de problemen komen. Dat moeten we zien te voorkomen.”
Tips van Jos en Wouter:
- Zorg dat de afdelingen die de producten moeten ontwikkelen, alles zo veel en zo snel mogelijk met elkaar afstemmen, dat niet de ene partij nog aan het bouwen is terwijl de andere allang klaar is.
- Besef waar je mee bezig bent, voordat je aan een project begint. Wij lieten onze data scientists een keer meeluisteren bij de Belastingtelefoon. Toen begrepen ze goed waar het om ging en wat het doel was van het project. Pas daarna doken ze de data in.
Over de Belastingdienst
Fotografie: Studio Oostrum
