De ontwikkelingen rond informatievoorziening en digitalisering gaan de laatste jaren razendsnel. Voor gemeenten is het zaak om te blijven meebewegen met de veranderende wereld. Ook Woerden ziet zich gesteld voor die opgave. De gemeente weet onder andere door het gebruik van standaarden daar goed op in te spelen.
Door Frits de Jong
Digitale dienstverlening. Iedere gemeente pakt het op. De één op bescheiden schaal, bij de ander is het een van de speerpunten binnen de organisatie. De gemeente Woerden (iets meer dan 50.000 inwoners) behoort tot die laatste categorie. Woerden worstelde jaren met diverse ‘niet standaard’-gegevensbestanden voor bedrijven en daarmee met de actualiteit en betrouwbaarheid van die gegevens Nu de gemeente Woerden een aansluiting op het Handelsregister heeft weten te realiseren, zijn ook de bedrijven en instellingen geautomatiseerd in de bedrijfsinformatiearchitectuur opgenomen. Deze lijn past volledig bij de ambitie van de gemeente om zowel bedrijven, instellingen en inwoners digitaal te ondersteunen, waarbij de betrouwbaarheid en veiligheid van deze gegevens gewaarborgd zijn. Zo wil de gemeente de inwoner zoveel mogelijk de regie geven over zijn of haar eigen gegevens. “In dat kader wordt gekeken waar de inwoner behoefte aan heeft en wat het beste kanaal is om hem of haar te bereiken. Digitaal heeft daarbij onze voorkeur”, aldus Karolijn van den Heuvel, lid van de directie van de gemeente en onder meer verantwoordelijk voor het sociale domein en het domein informatievoorziening. “Als je de dienstverlening goed wil doen, dan moet je informatiehuishouding ontzettend goed op orde zijn. Daarbij moet je je richten op het Stelsel van Basisregistraties en het voldoen aan standaarden. Het zit in onze genen om op allerlei manieren te blijven pleiten voor (open) standaarden.”
Belang van standaarden
Een van de mensen binnen de gemeente Woerden die zich in de afgelopen jaren hard heeft gemaakt voor het gebruik van (open) standaarden is Hans Harskamp, senior specialist ICT en systeem-/informatie-architect. “De samenleving verandert in snel tempo en dat leidt er toe dat er steeds vaker wordt samengewerkt in ketens. Dat samenwerken betekent onder meer dat je in huis niet meer kunt werken met maatwerkoplossingen. Standaarden geven je gemak bij het aansluiten op andere processen, maar ook de vrijheid om snel te schakelen.” Het snelle schakelen waar Harskamp over rept, heeft onder meer betrekking op de contacten met de buurgemeente Oudewater. Woerden en Oudewater hebben per 1 januari 2015 een ambtelijke organisatie die werkt voor twee besturen. “Je krijgt de opdracht om binnen een jaar die twee organisaties in elkaar te schuiven, maar wel met een eigen gemeentelijk sausje daar overheen. Zij komen uit een heel andere omgeving en dus is het belangrijk dat je werkt met goede standaarden en dat je beschikt over een basisvoorziening om je kernregistraties en aangehaakte gegevens te ontsluiten.”
Draagvlak binnen de organisatie
In de afgelopen jaren zijn in de gemeente Woerden binnen de organisatie flinke stappen gemaakt om de visie op een goede informatievoorziening, en het belang daarin van standaarden, te verankeren. “Wat mij betreft is dat gelukt”, zo schetst Karolijn van den Heuvel. “Een voorbeeld is dat onze geo-afdeling graag ‘alles’ op de kaart wil ontsluiten, als het maar wel voldoet aan standaarden, voldoende is beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik, privacy daar waar nodig beschermd is en betrouwbare informatie ter beschikking komt voor de eindgebruiker. Ik merk ook dat steeds meer medewerkers het gemak ondervinden van de aanpak met betrekking tot goede informatievoorziening. Als informatie op orde is, geeft dat binnen je organisatie heel veel rust.” Hans Harskamp onderschrijft de woorden van Karolijn van den Heuvel. “Iedereen begint in te zien dat het niet meer losse kokers zijn met hun eigen bedrijfsvoering. Je hebt elkaars informatie hard nodig. Zeker als je het hebt over digitale dienstverlening wil je dat alles zo transparant en actueel mogelijk is, waarbij je zoveel mogelijk wilt voorkomen dat er overal allerlei losse bestandjes rondzwerven”, aldus Harskamp, die als metafoor een vergelijk maakt met een jampotje met inhoud. “Het label vertelt je alles over de inhoud, herkomst, houdbaarheid, et cetera, waardoor iedereen weet of de inhoud te vertrouwen is. Het gebruik van open standaarden geeft je ook direct meer zekerheid over de ingrediënten die zijn toegevoegd. Elke standaard is vastgesteld en de inhoud hiervan is goed beschreven.”
Winst voor burgers en bedrijven
Woerden heeft een duidelijke voorkeur voor digitaal als het kan, vanuit de inwoner bekeken. Sommige situaties vragen om een ander contact via telefoon of in een persoonlijk gesprek. Volgens Karolijn van den Heuvel levert die keus onmiskenbaar voordelen op voor burgers en bedrijven. “Het grootste voordeel is dat de gemeente digitaal 24/7 bereikbaar is. Daarnaast wordt het proces transparanter. Digitalisering zorgt er ook voor en leidt ertoe dat burgers steeds vaker willen weten wat er over hen bij ons is opgeslagen. Ook gaat het sneller, en zal het sowieso sneller moeten. Burgers en bedrijven accepteren niet meer dat we zaken pas na vijf dagen oppakken. Je merkt daar wel een druk op.” Ook intern kan digitalisering veel voordelen opleveren, aldus Harskamp. “Als ik zie hoe snel ik een digitaal documentje in kan vullen en terug kan sturen. Dat kost me nauwelijks tijd. Waarom dan nog steeds briefjes opplakken en opsturen voor ons interne proces?”
Voorinvesteringen
Spreken over winst betekent ook het hebben over financiële voordelen. Die zijn er, maar daarbij moet niet vergeten worden dat de slag richting digitalisering van producten en diensten ook nauw hangt aan het doen van voorinvesteringen. “Zo zijn we veel meer documenten digitaal gaan registreren”, aldus Karolijn van den Heuvel. “Onlangs hadden we een discussie of we alle raadsstukken in één keer zouden moeten aanbieden. In verband met de zoekbaarheid en koppelbaarheid is daar uiteindelijk niet voor gekozen. Dat heeft wel tot gevolg dat we, in plaats van één document, nu soms vijf of tien losse documenten hebben.” Het doen van voorinvesteringen geldt ook de infrastructuur, zo schetst Hans Harskamp. “De infrastructuur wordt gezien als een vanzelfsprekendheid: iPads, WiFi telewerken, een werkplek op kantoor: drie mogelijkheden om tijd en plaats onafhankelijk te werken. Door de digitalisering zijn we straks bij de herhuisvesting minder geld aan vaste werkplekken en papier kwijt, maar aan de andere kant moeten we wel zorgen dat de wifi en telewerken optimaal is en de iPads bij de tijd.”
‘Meebewegen met de veranderende wereld’
De ontwikkelingen met betrekking tot informatievoorziening in relatie tot digitalisering gaan de laatste jaren razendsnel. Dat beseft Karolijn van den Heuvel zich maar al te goed. Wat haar betreft is de belangrijkste opgave voor de gemeente Woerden om met de veranderende wereld mee te bewegen. “Meebewegen met de ontwikkelingen en kijken hoe we daar op een slimme manier op in kunnen haken. Bijvoorbeeld als het gaat om apps, iets dat we vijf jaar geleden nog niet kenden en nu gemeengoed is geworden. Ook bij apps is standaardisatie van groot belang. Je weet niet wat er na apps komt; de informatie moet een tijd lang meegaan en uitwisselbaar zijn.”
Standaardisatie voor apps is ook noodzakelijk met het oog op betrouwbaarheid en veiligheid. “Ik vind dat ik het als werkgever niet kan maken dat mijn medewerkers vertrouwelijke informatie in onbetrouwbare apps zetten.” Ook richting burgers en bedrijven is betrouwbaarheid en veiligheid een belangrijk item. Dat vindt ook Hans Harskamp: “Als je op een gegeven moment de vrijheid wilt geven aan onze burgers om apps van de gemeente Woerden te gebruiken, dan moeten die toepassingen wel betrouwbaar en goed beveiligd zijn. Mensen vertrouwen toch hun hele hebben en houden toe aan dat kleine dossierbakje dat in die app zit.”
De visie van de gemeente Woerden op de rol van de inwoner in de informatievoorziening in het semi-publieke domein, komt terug in de Inwoner cloud. De toepassing is ook te vinden als pilot in de Pilotstarter van VNG/KING, een online ‘marktplaats’ waarbij gemeentelijke pilots rondom informatievoorziening zichtbaar zijn voor het gehele gemeentelijke veld. Karolijn van den Heuvel is gecharmeerd van het initiatief en de ontwikkeling waarbij gemeenten elkaar steeds vaker opzoeken. “Als andere gemeenten het ook zien zitten, dan kunnen ze na besluitvorming door het Gemeentelijke Portfolio Overleg ondersteuning vanuit VNG/KING krijgen. Dat leidt tot hergebruik van innovatieve oplossingen en standaardisatie. Dat vind ik een goede ontwikkeling.”
Inwoner cloud
Het is al genoemd: de Inwoner cloud. Het idee ervoor ontstond nadat Karolijn van den Heuvel had nagedacht hoe het sociaal domein in Woerden om zou moeten gaan met zaken als privacy en het goed regelen van de regie. Een filmpje van Alares was haar inspiratiebron. “Ik zag een filmpje over de Jeugdzorg 3.0 en daarmee de conceptuele oplossing van het vraagstuk. Vervolgens heb ik met mensen van ICT, het sociaal domein, inwoners en zorgaanbieders overlegd hoe we burgers echt de regie kunnen geven en hun zelfredzaamheid kunnen vergroten. Naar voren kwam dat mensen vele keren hun verhaal moesten vertellen. Het hele proces heeft uiteindelijk geresulteerd in het formuleren van honderd functionaliteiten, gegroepeerd over negen apps: eigen verhaal, zelfhulp, online hulpverlening, waarderen, eigen budget, info toolkit, marktplaats, communities en het eigen dossier. De wens is om zoveel mogelijk aan te sluiten bij al gebruikte toepassingen. Veel burgers maken bijvoorbeeld al gebruik van een van de apps over ‘mijn verhaal’.”
Hans Harskamp: “Doel van de Inwoner cloud is met name burgers een gezonde basis te geven, een vertrouwde omgeving waar de apps over zelfredzaamheid komen te staan. Je moet ons daarbij zien als een soort Consumentenbond. We hebben uit het grote woud van al die apps over zelfredzaamheid toepassingen gekozen die we hebben getest en die toekomstbestendig zijn. Als het gebruik van dit soort apps er toe leidt dat burgers steeds meer zelf doen, en wij als gemeente steeds minder, dan heeft dat ook weer gevolgen voor de software die wij in huis hebben. Ook daarin moet je meebewegen.”
Contactpersonen
- Karolijn van den Heuvel (heuvel.k@woerden.nl)
- Hans Harskamp (harskamp.j@woerden.nl).
