Met Peppol kunnen overheden en organisaties wereldwijd digitaal zakendoen. Ook het Rijk kiest bij het digitaliseren van de eigen inkoop voor deze standaard. Justin de Jager is portfoliomanager digitalisering Rijksinkoop bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Hij vertelt over de toepassingsmogelijkheden en vele voordelen van Peppol.
Peppol is een internationale open standaard voor de digitale uitwisseling van inkoopgegevens, zoals facturen en orders. Je kunt het vergelijken met de standaarden waarmee je mobiele telefoon werkt. Het maakt niet uit welk merk of type telefoon je gebruikt, je kunt met iedereen bellen en appen. Peppol doet iets vergelijkbaars voor inkoopgegevens. Het zorgt ervoor dat informatie probleemloos wordt uitgewisseld tussen verschillende administratieve en financiële systemen.
Inkoopgegevens automatisch uitwisselen
“Peppol maakt de uitwisseling van inkoopgegevens sneller, nauwkeuriger en efficiënter”, vertelt Justin de Jager enthousiast. “Als facturen, orders en andere gegevens rechtstreeks als data tussen administratieve en financiële systemen worden uitgewisseld, scheelt dat handmatig werk en de onvermijdelijke fouten die hiermee gepaard gaan. Nu worden veel stappen in het inkoopproces nog gedaan met behulp van pdf’s, maar het is beter om die gegevens automatisch en foutloos uit te wisselen en direct in je financiële software te verwerken.”
Beter sturen en verantwoorden
Behalve efficiency biedt een volledig digitaal inkoopproces ook andere voordelen. Door eenduidige digitalisering is het mogelijk de kwaliteit van de inkoopdata van het Rijk te verbeteren. Inkoopdigitalisering schept de mogelijkheid op elk moment precies te weten hoeveel is uitgegeven en waaraan. Het is de ambitie van het Rijk om op deze manier beter en sneller te kunnen verantwoorden waar geld naartoe gaat in het inkoopproces en sneller bij te kunnen sturen. Dat is belangrijk omdat inkoop voor het Rijk ook een beleidsinstrument is om maatschappelijke doelen te bereiken, zoals social return of duurzaamheid. Die doelen worden dankzij digitalisering beter meetbaar.
Medeoverheden en bedrijven stimuleren
“We willen met de invoering van de Peppol-standaard bij het Rijk medeoverheden en de markt inspireren”, aldus De Jager. “We laten gemeenten, provincies, waterschappen, administratiekantoren, accountants en bedrijven zien dat het de moeite waard is om over te stappen. Veel organisaties gebruiken Peppol al, maar het kan sneller. Het ministerie van BZK wil als coördinerend ministerie voor de Rijksinkoop het inkoopproces van het Rijk met Peppol eenvoudig maken. Daarbij zijn de dienstverlening aan leveranciers en de gebruiksvriendelijkheid speerpunten. Daarin volgen we nadrukkelijk de Werkagenda waardengedreven digitaliseren van het Rijk. We breiden de toepassingsmogelijkheden van Peppol voor de Rijksoverheid en haar leveranciers voortdurend uit. Voor Rijksdiensten hebben we al uitgaande e-facturen en e-orders via Peppol mogelijk gemaakt. Op dit moment werken we aan e-timecards. Daarmee kunnen de uren van tijdelijk personeel veel efficiënter worden goedgekeurd en gefactureerd.”
Peppol bereikbaarder maken
De Jager wil laten zien dat Peppol uitstekend gereedschap is, dat vaak relatief eenvoudig is in te passen in inkoopprocessen. Peppol is gebaseerd op open standaarden en heeft voor de gehele overheid al de status ‘aanbevolen’ gekregen van Forum Standaardisatie. ‘Aanbevolen’ betekent dat Peppol een veelbelovende techniek is, die voor alle overheden interessant is om uit te vragen bij het aanbesteden van software voor inkoop en financiële administratie. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) zorgt dat het gebruik van Peppol veilig en betrouwbaar is. Ook spreekt de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) met de makers van administratieve en financiële software die Peppol nog niet standaard hebben ingebouwd in alle software.
Meer informatie
Ben je geïnteresseerd in de voordelen van digitaal inkopen en zakendoen via Peppol? Stel je vragen over het gebruik van Peppol aan de NPa. Stuur je als leverancier e-facturen aan de Rijksoverheid of ga je dit doen? Met deze vragen kun je terecht bij de Helpdesk e-factureren.
