Het is de eerste gemeente ter wereld zonder gemeentehuis – in Molenwaard worden alle gemeentezaken digitaal afgehandeld, óf bij de mensen thuis.
Deze innovatieve aanpak is ingeslagen als een bom. De gemeente werd genomineerd voor prestigieuze prijzen (de World Smart City Award en de Government Partner of the Year Award). Gemeenten uit Noorwegen en België kwamen een kijkje nemen. En onderzoek van de Universiteit van Tilburg liet zien: de dienstverlening is op alle fronten verbeterd. Hoe dat kan? “De digitalisering heeft er voor gezorgd dat we dichter bij de burger zijn komen te staan”, zegt Jan Meijsen, informatieadviseur bij de gemeente Molenwaard.
Te klein of te duur
De gemeente Molenwaard is in 2013 ontstaan uit een fusie van de Zuid-Hollandse gemeentes Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland. De naam komt van de vele molens die het gebied rijk is, waaronder de beroemde molens van Kinderdijk. Jan Meijsen: “Tijdens de fusie rees de vraag waar het nieuwe gemeentehuis zou komen. De huidige gemeentehuizen waren te klein, maar een nieuw gemeentehuis zou 15 miljoen gaan kosten. Terwijl er slechts 3 miljoen beschikbaar was. Daarom ging een aantal adviseurs, waaronder ik, onderzoeken of we überhaupt een gemeentehuis nodig hadden.”
Investeren in ICT en cultuuromslag
Meijsen vervolgt: “Het bleek dat je maar voor 3 producten fysiek naar de balie moet: het paspoort, het rijbewijs en de ID-kaart. Want daarvoor is visuele authenticatie nodig. De rest kan eigenlijk allemaal digitaal. De gemeenteraden gingen akkoord: we zouden een gemeente zonder gemeentehuis worden. We gaven wel aan dat we die 3 miljoen nodig hadden. Om de ICT aan te pakken, een aantal aanlooplocaties in te richten en om medewerkers te scholen en mee te nemen in de cultuuromslag. Want ook dat laatste was wel nodig: het is nogal wat om mensen hun vaste werkplek af te nemen en hen volledig tijd- en plaatsonafhankelijk te laten werken. Dat gaat niet zonder slag of stoot.”
De straat als wandelgang
In oktober 2014 zou Molenwaard definitief zonder gemeentehuis verder gaan. Tot die tijd werd er al wel geëxperimenteerd met het nieuwe werken, in tijdelijke huisvesting. Het waren de burgermeesters en wethouders zelf die als eerste hun vaste werkplek opgaven. Meijsen licht toe: “Als je wilt dat dit nieuwe werken omarmd wordt, dan moet je beginnen bij de bestuurders. En wat bleek al gauw? We hadden 3 dolgelukkige colleges. Want ze gingen veel vaker naar de mensen toe, en wisten zo beter wat er speelt. De straten werden hun wandelgangen. Bovendien raakte het hele proces van fuseren in een stroomversnelling omdat de bestuurders alvast gezamenlijk gingen vergaderen.”
Service aan huis
“Een belangrijke doelstelling vooraf was om de dienstverlening te verbeteren en nabijheid te creëren. Een digitale gemeente betekent geen afstandelijke gemeente. Juist niet. Want wie niet via het internet zijn gemeentezaken kan of wil regelen, krijgt service aan huis. Zo komt de WMO-consulent bij de mensen langs om hun aanvraag voor bijvoorbeeld een rollator af te handelen. En ziet dan meteen: deze meneer of mevrouw heeft ook nog recht op een traplift en een afstapje. Op deze manier kunnen we veel completer zijn. Een ander voorbeeld is de bouwvergunning. De ambtenaar komt langs, bekijkt het perceel en vangt direct alles af. Hij weet waar de aanvraag aan moet voldoen om goedgekeurd te worden. En zo gaat het allemaal makkelijker en sneller.”
En de paspoorten en rijbewijzen? Een speciale bezorgdienst levert die aan huis af. Of op het werk – zelfs als dat in Groningen of Maastricht is. Thuis bezorgen kan overigens tot 22.00 uur ’s avonds. De bezorgdienst doet ook de visuele authenticatie.
Collegevergaderingen bij burgers thuis
Op dit moment is de gemeente bezig met het digitaliseren van de laatste 200 m (bouw)archief. Daarna is er niets fysieks meer – op 2 back offices na. Daar staan alleen tafels en stoelen: medewerkers nemen hun eigen laptop en telefoon mee om in te loggen. En collegevergaderingen dan? Meijsen, enthousiast: “Die vinden veelal plaats bij burgers of bedrijven thuis! Het college wordt zeer regelmatig uitgenodigd. Laatst nog door een staalbedrijf. Om 12 uur lunchen de collegeleden gewoon mee met de medewerkers in de kantine van het bedrijf. Zo horen ze direct wat er speelt. Weer een mooi voorbeeld van hoe de gemeente nu dichterbij dan ooit is.”
Pop-up gemeente
Wat heeft een gemeente die al zo ver is in haar dienstverlening eigenlijk voor toekomstplannen? “We willen steeds meer een pop-up gemeente worden”, zegt Meijsen. “Daarmee bedoel ik dat de gemeente er is op het moment dat burgers en bedrijven ons nodig hebben. We gaan niet vertellen hoe het moet, want dat weten de inwoners zelf veel beter. De gemeente luistert vooral, denkt mee en faciliteert. Zo wilde Wijngaarden, één van onze kernen, geld hebben voor verschillende initiatieven. Maar er was geen budget. Toen hebben de inwoners voorgesteld om zelf de buitenruimtes te onderhouden. Konden ze dat goedkoper dan de gemeente, dan zouden ze het uitgespaarde geld besteden aan hun initiatieven. En dat bleek prima uit te pakken.”
Gewoon laten gebeuren
Wat voor tips heeft Meijsen voor gemeenten die ook zonder – of met een kleiner – gemeentehuis willen werken? “Laat het maar gewoon gebeuren. Ik heb in het begin collega’s gehad die enorm ontdaan waren toen ze hun vaste werkplek kwijt waren. In plaats van direct een oplossing te zoeken, hebben we het even aangekeken. We wilden mensen de tijd geven om zelf hun weg te vinden. En wat bleek? Mensen losten het zelf op. Geef mensen vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid en je ziet dat het eigen initiatief vanzelf van de grond komt. En dat past helemaal bij hoe wij als gemeente willen zijn.”
