Het past wel bij KleinLef. Dit samenwerkingsverband van kleine uitvoeringsorganisaties heeft de ondersteuning kleinschalig georganiseerd. Met één secretaris, Ellis Lamfers, die coördineert, communiceert en verbindt. Ze organiseert bijeenkomsten, is secretaris van het dagelijks bestuur, ze stimuleert tot actief netwerken en signaleert interessante ontwikkelingen. Ellis praat ons bij over KleinLef, en waarom steeds meer uitvoeringsorganisaties zich bij dit initiatief aansluiten.
“KleinLef (www.kleinlef.nl) is een samenwerkingsverband voor kleinere uitvoeringsorganisaties, die gelieerd zijn aan de Rijksoverheid. Of daaronder vallen. Bijvoorbeeld de Kansspelautoriteit, ICTU en Bureau Financieel Toezicht. Ze verbeteren hun dienstverlening door kennis te delen en samen te werken. En zoeken oplossingen voor uitdagingen waar ze tegenaan lopen. Zoals voor Digitaal 2017: bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 hun zaken met de overheid digitaal regelen. Daarvoor moet de overheid als één geheel opereren. Lastig als je als kleine uitvoeringsorganisatie dan niet bent aangesloten op de informatievoorziening van het departement waar je onder valt. Dat vroeg om samenwerking. En zo ontstond in 2013 KleinLef.”
Vrijwillig, niet vrijblijvend
“Inmiddels houden we ons naast digitalisering met meer onderwerpen bezig zoals HRM en DIV & Archivering. En zijn we gegroeid naar achttien leden. Met een aantal organisaties zijn we nu in gesprek. Lidmaatschap is vrijwillig, maar elk lid betaalt wel een kleine bijdrage. Voor de website en de secretaris. En vrijwillig is iets anders dan vrijblijvend, we vragen wel om je ergens aan te committeren. Lidmaatschap kost inzet, tijd en betrokkenheid.”
Niet alleen kennisdelen…
“Kennisdelen doen we vooral via allerlei bijeenkomsten, het hele jaar door. Voor alle leden, of voor de werkgroepen of bestuurders in het bijzonder. Collega’s delen kennis met elkaar en wisselen ervaringen uit. Ze bespreken wat er leeft. Binnen de organisaties en in de buitenwereld. En regelmatig vertelt een externe spreker over een actueel onderwerp. Zo spreekt Simone Roos, directeur-generaal bij het directoraat Overheidsorganisatie, binnenkort over de ontwikkelingen van digitalisering binnen het Rijk. En hoe het ministerie van Binnenlandse Zaken KleinLef kan ondersteunen.
Ook organiseerden we laatst een kennisdag over zaakgericht werken. Externe adviseurs vertelden: wat zijn de mogelijkheden? Wat zijn de voor- en nadelen? Wat is de impact? Leden waren actief betrokken en reageerden positief op deze dag. Bijeenkomsten over een specifiek onderwerp dat speelt bij de leden, dat werkt goed. Waar de volgende bijeenkomsten over gaan? Dienstverleningsconcept en Integriteit & informatiebeveiliging.”
…maar óók samenwerken
“Het zwaartepunt ligt nog bij live kennisdelen, via die bijeenkomsten dus. Maar inmiddels is er ook een online community op de website. En, we zoeken naar mogelijkheden voor échte concrete samenwerking. Zo onderzochten we met ICTU de mogelijkheden voor het gezamenlijk aanbesteden van een systeem voor zaakgericht werken. Dat bleek nu nog niet te kunnen. Organisaties bevinden zich in verschillende fases van digitalisering. Eén oplossing voor al die organisaties gaat nog even niet lukken. Maar, daardoor is wél de werkgroep digitalisering ontstaan. En kunnen onze leden nu bij DICTU (Dienst ICT Uitvoering) een systeem voor zaakgericht werken kiezen die het beste bij hen past. Een mooi succes!”
Serieuze gesprekspartner
“Inmiddels zijn we een serieuze gesprekspartner voor de departementen. En denken we écht mee. We hebben een stem bij het Nationaal Beraad van de Digicommissaris (www.digicommissaris.nl/), zijn agenda-lid van de Manifestgroep en overleggen regelmatig over digitalisering met de CIO’s van de ministeries van Veiligheid en Justitie, Economische Zaken en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. O ja! We zijn ook gevraagd om input te leveren voor het invoeringsplan van de Generieke Digitale Infrastructuur, en we hebben een eigen paragraaf in de implementatieagenda van het programma Digitaal 2017.”
Blik verbreden
“Elke plenaire bijeenkomst is bij één van de leden ’thuis’. Die organisatie vertelt dan eerst wie ze zijn en wat ze doen. Zo zijn we bij het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen en het College voor de toelating van gewasbestrijdingsmiddelen geweest. Wat daar allemaal bij komt kijken! Superinteressant. Het heeft mijn blik heel erg verbreed. Dat vind ik zo leuk aan mijn werk.”
Mobiliteit
“Over je blik verbreden gesproken: bij de relatief kleine KleinLef-organisaties, werken veel mensen met specialistische kennis. Dan is het binnen de eigen organisatie moeilijk om ergens anders rond te kijken. Daarom kijken we nu binnen de werkgroep HRM, hoe we de mobiliteit van onze medewerkers kunnen vergroten. Zodat ze zichzelf breder ontwikkelen.”
Toekomst
“Als ik vooruit kijk naar over vijf jaar? Dan hebben we de stap naar concrete samenwerking echt wel gezet. Dan weten we van elkaar precies bij wie we waarvoor terecht kunnen. En daar maken we dan ook dankbaar gebruik van.”
Over de Manifestgroep
De Manifestgroep is de ‘grote broer’ van KleinLef. Het is een samenwerkingsverband van zestien grotere uitvoeringsorganisaties. Bijvoorbeeld het UWV, het CBS en de Kamer van Koophandel. Samen verbeteren ze de dienstverlening van de overheid aan burgers en bedrijven. Daarvoor zetten ze verschillende concrete projecten op. Denk aan een DigiD voor bedrijven, de Berichtenbox en een webportaal voor immigranten en expats. Alle publieke dienstverleners werken samen in het netwerk van publieke dienstverleners