Het gebruik van de Berichtenbox voor Bedrijven wint langzaam maar zeker terrein in de provincie Noord-Brabant. Stapje voor stapje wordt deze ontwikkeling doorgezet. Dat vergt geduld en vasthoudendheid, maar is de beste strategie weet de provincie: “gebruik forceren heeft geen zin, kansen pakken en overtuigen met voordelen is effectiever”.
Projectleider Verbreding Berichtenbox voor Bedrijven Maarten Post: “Je moet handig gebruik maken van kansen die zich voordoen, daar moet je op acteren. De provincie moest bijvoorbeeld op een gegeven moment dikke dossiers rond gewijzigde milieuwetgeving overbrengen naar gemeenten. Dat was het moment waarop we ingesprongen zijn”. Met succes, Post is trots op de winst die geboekt is bij het gebruik van de Berichtenbox voor bedrijven tussen overheden. “Alle gemeenten in de provincie Noord-Brabant hebben de Berichtenbox geactiveerd. Dat is echt een doorbraak. Daarmee hebben we een goede randvoorwaarde ingevuld voor de groei van het gebruik van de Berichtenbox door bedrijven”. Essentieel voor het behalen van dit resultaat is ook de wijze waarop het intern is aangepakt: “We zijn een klein gemotiveerd en betrokken team met een breed netwerk dwars door de organisatie”.
Communicatie en ambassadeurs
Post nuanceert het succes echter meteen: “Ik had graag een exponentiële groei willen zien in het gebruik van de Berichtenbox door bedrijven. Die is tot nu toe achtergebleven. Van het onderzoek van Massaal Digitaal hebben we geleerd dat we nog niet handig en breed genoeg communiceren. Het heeft ons nog eens duidelijk gemaakt hoe belangrijk communicatie is, zowel naar de gebruiker als naar je eigen organisatie toe. De bedrijven weten vaak niet van het bestaan van de Berichtenbox en onze voorkeur daar gebruik van te maken. Ook intern zijn we nog niet voldoende in staat geweest om iedereen een ambassadeursrol te laten vervullen”. Post weet inmiddels wat de kracht is van die rol, zowel binnen de eigen organisatie als naar buiten gericht. “Zo’n interne ambassadeur die zelf een omslag heeft gemaakt in het digitaliseringsproces is ideaal om in te zetten. Zo kun je mensen enthousiast maken en meekrijgen, dat werkt als een olievlek”.
Delen en kansen
Inmiddels is Post met zijn team voorloper in de promotie van de Berichtenbox, een rol waar actief invulling aan wordt gegeven. “Delen is belangrijk. In gebruikersgroepen en klankbordgroepen rondom de Berichtenbox doen we heel actief mee. We willen die rol van voorloperorganisatie, ambassadeursorganisatie, ook actief invullen door te laten zien hoe wij het aanpakken. Dat doen we zowel bij andere provincies als bij gemeenten binnen de eigen provincie.” Delen leidt soms ook weer tot nieuwe kansen, bleek na een voorlichting bij de provincie Limburg. “Zij hebben voor een stukje uitvoering van de Natuurbeschermingswet gesteld dat aanvragen alleen nog maar digitaal via de Berichtenbox kunnen worden ingediend. Door die actie van de provincie Limburg kwam er een discussie op gang over het digitaal aanleveren van informatie vanuit de Omgevingsdienst in de richting van de provincie Limburg via de Berichtenbox. Dat heeft geleid tot een pilot bij de Brabantse Omgevingsdienst”. Zo breidt de olievlek zich steeds verder uit.
