Met huwelijksplanner kunnen bruidsparen zaken met de gemeente makkelijk digitaal regelen
De huwelijksplanner was één van de projecten die in oktober 2019 Innovatiebudget Digitale Overheid won. De gemeenten Almere, Hoorn, Rotterdam, Eindhoven en Utrecht, ontwikkelaar Conduction en de VNG, ontwikkelen samen een gebruiksvriendelijke digitale tool voor aanstaande bruidsparen en partners. Volgens de principes én in de geest van de Common Ground beweging.
In gesprek met Kunera van den Belt (hoofd Burgerzaken Utrecht en opdrachtgever/productowner) en kernteamleden: Rick Wildenberg (Adviseur Dienstverlening, Hoorn), Constantijn Masselink (architect, Utrecht) en Jan Willem Wooldrink (informatiemanager, Almere) over de huwelijksplanner, de Common Ground, de geleerde lessen en de samenwerking.
Het team in actie
Veel regelen bij huwelijk
Wie binnenkort gaat trouwen of een geregistreerd partnerschap aangaat, moet behoorlijk wat met de gemeente regelen. Wat dat precies is en bij wie je moet zijn, is niet altijd duidelijk. Veel aanstaande bruidsparen nemen dus eerst telefonisch contact op met de gemeente. Voor gemeenten is het proces rond het plannen van een huwelijk mede daardoor erg arbeidsintensief. Want het inplannen van huwelijken gebeurt nu ook nog handmatig. Een hoop gepuzzel; dat kost veel tijd én het is foutgevoelig.
Met de huwelijksplanner kan een groot deel van het huwelijksproces straks digitaal; gewoon thuis vanaf de bank. Van het kiezen van de datum, locatie en trouwambtenaar, tot aan het aanmelden van getuigen en de keuze van het trouwboekje. Bruidsparen betalen dan ook digitaal. En ze kunnen meteen ook checken: mag ik überhaupt trouwen? Gebruiksvriendelijkheid is belangrijk. Constantijn Masselink: “Bij de ontwikkeling worden de bruidsparen en de burgerzakenmedewerkers die de huwelijksplanner gaan gebruiken, actief betrokken. Zij bepalen tenslotte ook het succes van de huwelijksplanner.” Als inwoners straks zelf hun bruiloft digitaal kunnen regelen en plannen, is dat ook voor gemeenten een stuk efficiënter, zegt Rick Wildenberg: “De burger staat centraal, maar de huwelijksplanner moet het ook voor de gemeente makkelijker maken.”
Live!
Ze waren een van de 20 projecten die geselecteerd werd voor het Innovatiebudget Digitale Overheid. “Zonder dat geld was dit project financieel niet mogelijk geweest”, vertelt Van den Belt. “Het heeft ons daarnaast bestuurlijke aandacht gebracht voor onze plannen.” De ambities zijn hoog. Vóór 1 mei dit jaar zal er een live-versie van de huwelijksplanner zijn, met daarin de belangrijkste functionaliteiten om een huwelijk te kunnen regelen. Een aantal onderdelen is al klaar. “We zijn nu op weg naar een werkbare versie om met stellen – de gebruikers – verder door te ontwikkelen.”
Common ground
Common Ground is de manier waarop gemeenten samenwerken aan de modernisering van hun ICT-systemen. De huwelijksplanner wordt zo ontwikkeld dat andere gemeenten – groot én klein- deze eenvoudig en goedkoop kunnen hergebruiken. Bovendien: de huwelijksplanner bestaat straks uit herbruikbare componenten die passen binnen de Common Groundarchitectuur. Ze zijn dus herbruikbaar voor andere gemeenten én ander processen. En, net zo belangrijk, ze maken deel uit van de Common Groundbewéging, benadrukt Masselink. “We ontwikkelen niet alleen zelf componenten, maar zoeken ook actief naar componenten of inzichten van andere teams.”
Kritisch en open door samenwerking
Alleen ga je sneller, samen kom je verder. Die vlieger gaat zeker op in dit project. Met meerdere gemeenten samen innoveren is niet altijd makkelijk, maar het levert veel op, verzekert het team. Door onze expertise en capaciteit te bundelen, kunnen we het product ook daadwerkelijk ontwikkelen. We besparen daarmee ook tijd en geld. De samenwerking houdt het team kritisch en zorgt dat we een open blik houden, vertelt Van den Belt. ”Natuurlijk schuurt het soms, maar uiteindelijk brengt het ons verder.” Waar ze trots op is: “Alle leden vernieuwen ook op hun eigen vakgebied; er ontstaan nieuwe inzichten. Bijvoorbeeld in architectuurontwikkeling, de aanpak van UX, maar ook in design thinking en agile werken.” Wildenberg, enthousiast: “In scrum met ontwikkelaars samenwerken is een verademing. Samen bedenken én ontwikkelen.”
Vijf belangrijke lessen
Ze zitten er natuurlijk nog middenin maar de lessen in innovatie tekenen zich al af. Vijf belangrijke lessen uit dit project:
• “Ga niet meteen voor de meest perfecte oplossing, maar heb wel duidelijk een visie op het product. Begin klein en in behapbare onderdelen, en ontwikkel dan verder door.”
• “Betrek gebruikers en zet echt deze centraal.”
• “Durf te vernieuwen, fouten te maken en zet het leren centraal. “
• “Maak tijd en ruimte en faciliteer dat mensen elkaar makkelijk kunnen treffen.”
• “En tot slot durf regels, beleid tot aan zelf wetgeving te vernieuwen.”
Werken aan een project dat voor inwoners en gemeenten een grote verbetering betekent. Daar is het team heel enthousiast over. Van den Belt wordt ook enthousiast van de ontwikkeling die ze samen en persoonlijk doormaken: “De wijze waarop we als team samen leren en de persoonlijke ontwikkeling van individuele deelnemers. Teamleden vallen door dit project op, en worden ook gevraagd deel te nemen in een landelijke werkgroepen. Zo geven we echt vorm aan de Common Ground beweging.”
Ook een mooi idee voor vernieuwing van digitale dienstverlening? Het Innovatiebudget 2020 staat nog tot 9 februari open voor nieuwe ideeën.