Thema 1 van de I-strategie Rijk 2021-2025; ’I in het hart’: wetgeving en beleid maken met kennis van digitalisering én uitvoering. Dat is geen ICT-feestje, maar een veranderingsproces voor de hele organisatie, zegt Nienke Weegink, CIO bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. SZW koos voor een organisatiebrede aanpak: “Veel beleidsdirecties zien ICT als iets complex. We proberen ICT voor hen eenvoudiger te maken.”
Betrokkenheid
‘I in het hart’ betekent voor Weegink: betrokkenheid van ICT-deskundigheid vóórdat de wet er is. “Bij de totstandkoming van de wet worden belangrijke besluiten genomen die bepalen of het uitvoerbaar is of niet. En het betekent ook: de beleidsdirectie blijft betrokken bij een beleidsproject met een ICT-component bij het ICT-project van de uitvoerder.”
Verbreding
Bij het ministerie van SZW horen 2 grote zbo’s: UWV en SVB. Daarnaast heeft het departement ook veel te maken met de Belastingdienst, DUO, gemeenten en andere ketenpartners. Waar de CIO van SZW zich in het verleden alleen richtte op het beleidsdepartement – de bedrijfsvoering en de inspecties – werkt Weegink nu juist aan de ICT van het kerndepartement én die van de uitvoeringsorganisaties.
Geen verrassingen
“5 jaar geleden ging een digitaliseringsproject bij een van onze zbo’s mis. Onze secretaris-generaal zei: ‘Ik wil nooit meer zo verrast worden.’ Daarna is de rol van het CIO-office geleidelijk aan veranderd”, vertelt Weegink. “Nu geven we zowel advies aan de beleidsdirecties over trajecten met een ICT-component, als advies over het landschap aan de directies van de zbo’s. Onze rol is te zorgen dat trajecten van het departement uitvoerbaar zijn met de ICT bij de uitvoerders.”
Beleid en uitvoering samen
Beleid en uitvoering zijn één
Goed beleid maken met kennis van digitalisering gaat niet alleen over wat het CIO-office doet, het gaat er vooral om wat de organisatie oppakt, benadrukt Weegink. SZW startte in 2015 het strategisch programma ‘Vitaal informatiebestel’, met de SG als opdrachtgever. Een grootscheeps veranderprogramma met verschillende sporen. “Elk spoor had een sponsor in de bestuursraad die verantwoordelijk was voor de voortgang. Daardoor was er ook verandervermogen in de organisatie.” Eén van de sporen was het ontwikkelen van een informatiebeleidsvisie. “Uniek was dat het niet alleen een visie was van SZW, maar dat de raden van bestuur van UWV en SVB deze ook hebben omarmd. Eén van de visiepunten was: ‘Beleid en uitvoering zijn één’.”
Verankeren
Naast het strategisch programma was het belangrijk de informatievoorziening te verankeren in de processen. Weegink geeft twee voorbeelden. “Bijvoorbeeld het inrichten van informatiemanagement bij de beleidsvelden. We hebben eerst heel goed moeten uitleggen wat informatiemanagement is, en daarna met veel voorbeelden komen voor de beleidsdirectie om ze te overtuigen dat ook zij een informatiemanager nodig hebben.” Een andere stap was informatievoorziening te verankeren in de planning- en controlcyclus. “Tegenwoordig worden hoogrisico projecten met een ICT-component 4 keer per jaar besproken in de bestuursraad, ook de directeuren van de uitvoeringsorganisaties sluiten daarbij aan. Die rapportages bespreken we ook met de bewindslieden.”
Kruisbestuiving
In 2015 is het CIO-office gestart met de cursussen ‘ICT in beleid’, voor de beleidsdirecties. Er kwamen summerschools voor beleid en uitvoering samen. “Samenwerking tussen beleid en uitvoering gaat veel beter als je elkaar goed begrijpt.” Mensen van UWV hebben een tijd bij het CIO-office van SZW gewerkt. Dat leverde zowel UWV als het CIO-office veel op. “Een geweldige kruisbestuiving”, aldus Weegink.
Goede relaties
Op de vraag wat echt belangrijk is om I in het hart van beleid te krijgen, blijken vooral ook ‘zachte’ factoren een rol te spelen. “Samenwerking, interesse in de ander en goede relaties met uitvoeringsorganisaties en beleidsdirecties. En veel energie, want je komt muren tegen die een lange adem vergen om ze te slechten. Je moet als CIO-office een goed team hebben om die nieuwe rol ook waar te kunnen maken. En durven experimenteren. We hebben veel dingen geprobeerd, die niet helemaal gelukt zijn, die anders zijn gelopen dan we hadden verwacht.”
Nooit af
Dit proces is nooit af, vertelt ze. “We zetten iedere keer een stap verder. Nu zijn we bijvoorbeeld bezig met het stimuleren van innovatie en creatieve sessies. En we werken onze datastrategie met beleid en uitvoering uit.”
- Lees het interview met Lourens Visser over de I-strategie Rijk.
- Bekijk het CIO Café met Nienke Weegink en Aart van der Vlist
- Lees ook het interview met Nienke Weegink in iBestuur Magazine nummer 39.
