Als er één organisatie is die veel pdf’s produceert dan is het de Inspectie van het Onderwijs wel. Om precies te zijn 1000 per jaar. Een behoorlijke uitdaging om deze documenten toegankelijk te maken. Hoe doen ze dat? En wat werkt wel in de aanpak en wat juist niet? Marloes Neven, projectleider Digitoegankelijkheid Documenten, is er speciaal voor aangesteld om de klus te klaren.
Organisatiebrede aanpak
‘Dat heb ik niet in mijn eentje gedaan’, vertelt Neven. De hele organisatie is erbij betrokken. Digitale toegankelijkheid is namelijk niet alleen de verantwoordelijkheid van de websitebeheerders. Door een interne awareness-campagne, door trainingen te geven over digitoegankelijkheid en door werknemers van goede tools te voorzien, hebben we grip gekregen op de digitale toegankelijkheid in onze organisatie.’
Expertise in huis
‘Gedurende dit hele proces had ik Riny ten Böhmer naast me staan, vertel Neven. Riny is, naast ervaringsdeskundige, expert digitoegankelijkheid en maakt al onze documenten toegankelijk. Ik realiseer mij dat niet elke organisatie deze kennis en expertise in huis heeft. Vaak moeten zij een expert inhuren.’
Ambassadeurs
Het tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid bepaalt dat alle, dus nieuwe én bestaande, websites van overheidsinstanties vanaf 23 september 2020 moeten voldoen aan het besluit. En in 2021 moeten mobiele applicaties voldoen. Neven: ‘De prikkel om aan de slag te gaan met digitoegankelijkheid, is natuurlijk de verplichting maar er waren al ambassadeurs in onze organisatie actief die zich hard hebben gemaakt voor toegankelijke pdf’s. Eén van die ambassadeurs was Ten Böhmer: ‘Ik ben arbeidsgehandicapt en daarom ben ik enorm gemotiveerd om mij in te zetten voor toegankelijkheid voor mensen met een beperking. Toegankelijkheid loopt als een rode draad door mijn carrière. Het was voor mij dan ook een verademing dat de verplichting er nu is: ik hoef geen ‘strijd’ meer te leveren. Iedereen moet gewoon voldoen. Punt. Maar het is natuurlijk meer dan dat: het is belangrijk dat iedereen mee kan doen in deze samenleving en dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.’
Steun management
Gevraagd naar de aanpak vertelt Neven: ‘Begin vorig jaar is er een plan van aanpak gemaakt. Deze is goedgekeurd door het management en toen kon ik aan de slag.’ Neven onderstreept het belang van steun vanuit het management: ‘Zonder die steun had ik niet zo voortvarend te werk kunnen gaan.’
Rapporten
‘Toen er eenmaal een ‘go’ was, hebben we onze rapporten nader onder de loep genomen. We hebben onszelf de vraag gesteld: “hoe komen ze tot stand?’ Wij gebruiken twee soorten rapporten. Naast dat er rapporten automatisch gegenereerd worden, worden er ook rapporten volledig handmatig opgesteld. ‘De moeilijkheid zit ‘em in vooral in laatste categorie,’ volgens Neven. ‘Dat komt met name omdat de opbouw en structuur ervan flexibel moeten zijn.’
Scrumteam
‘Voor het toegankelijk maken van dit type rapport, hebben we een apart plan van aanpak gemaakt. Het vraagt namelijk iets anders van je organisatie. Daar kom ik zo nog op terug’. Om op een effectieve manier tot een goed resultaat, lees toegankelijke rapport, te komen werkt een scrumteam nauw samen met de doelgroep. Dat is een on-going proces waarbij we ook Stichting Accessibility hebben gevraagd om een check te doen.
Sjablonen
‘Het proces om de automatisch gegenereerde documenten toegankelijk te maken, verliep iets eenvoudiger. Kortweg wordt in een sjabloon een platte tekst ingevoerd en aan het einde van de rit rolt er een kant-en-klaar rapport uit. In het sjabloon hebben we alles ingebouwd zoals kleuren, titels, alt-teksten bij afbeeldingen en tabellen, gebruik van opsommingstekens etcetera, zodat de opsteller hier geen omkijken meer naar heeft. Ook dit gaat in samenwerking met doelgroep en is gecheckt door Stichting Accessibility.
Bewustwording
‘Zoals ik net al even noemde, vragen de niet-automatisch gegenereerde rapporten iets anders van de mensen in je organisatie’, vertelt Neven verder. Kijk, de techniek heb je in principe vrij snel geregeld maar werknemers moeten op een andere manier gaan denken en werken. Dat vraagt tijd. Grip op digitoegankelijkheid begint bij bewustwording. Dat hebben wij gedaan door een interne campagne op te zetten. We wilden de discussie aanwakkeren zodat het onderwerp ging leven. We hebben onder andere een lunchlezing georganiseerd, een landingspagina op intranet gemaakt met meer info en actief onze ambassadeurs ingezet.’
Aandacht vasthouden
Neven: ‘En nu die bewustwording er eenmaal is, is het de kunst om er aandacht aan te blijven geven. We hebben net onze eerste interne training achter de rug waarin we medewerkers verder op weg te helpen in wat zij kunnen doen in hun rol bij het toegankelijk maken van rapporten. Ze moeten hun verantwoordelijk nemen en zich eigenaar voelen.’
Nadruk op bewustwording
Over de vraag wat ze anders zou doen, met de kennis van nu, moet Neven even nadenken: ‘Ik denk niet dat ik dingen anders zou aanpakken maar ik ben mij er nu nog meer van bewust dat de organisatie tijd nodig heeft om processen aan te passen. Misschien zou ik nog meer nadruk leggen op de bewustwording. Ik had stiekem gehoopt dat we al wat verder waren met de sjablonen. Sommigen zaken die vooraf heel makkelijk lijken, blijken in de praktijk lastig te realiseren. Bijvoorbeeld, het vooraf invullen van de auteur in een sjabloon. Dat is een heel ingewikkeld technisch verhaal dus nu doen we dat nog handmatig en geven we het mee in de training.’
Mogelijkheden HTML
De Inspectie van het Onderwijs is ruim een jaar bezig. Waar staan ze nu? ‘We zijn een heel eind op de goede weg. Voor de geautomatiseerde rapporten geldt dat we er bijna zijn. Het inregelen van figuren en tabellen blijft lastig. Maar we werken aan een oplossing. De verwachting is dat deze rapporten aan het eind van het eerste kwartaal volledig toegankelijk zijn. Dat is wel een mijlpaal. ‘En’, verklapt Neven, ‘we verkennen voorzichtig de mogelijkheden van HTML-oplossingen maar dat is echt toekomstmuziek. Voorlopig zijn wij nog niet van pdf’s af!’
