De komst van MijnOverheid Berichtenbox schept voor burgers een platform waarop veel overheidszaken centraal worden gepubliceerd en vastgelegd. Caroline Adriaanse van de GBLT vindt alleen daarom al dat je het voor die burgers zo gemakkelijk mogelijk moeten maken. “Bijvoorbeeld als het gaat om betalen van aanslagen.”
Door Frits de Jong
Aan de rand van het centrum van Zwolle ligt het kantoor van de GBLT, een organisatie die op 1 januari 2011 is opgericht en namens vijf waterschappen en zes gemeenten (waaronder Bunschoten, Nijkerk en Zwolle) waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen ophaalt bij inwoners en bedrijven uit de provincies Utrecht, Gelderland, Flevoland, Overijssel en Drenthe. GBLT, dat ontstaan is uit een samenvoeging van de belastingkantoren Lococensus en Tricijn, heeft zijn oorsprong in de waterschappen. “In de tijd dat beide kantoren aangaven met elkaar verder te willen, is ook de beslissing genomen om richting gemeentelijke markt te gaan. Dat betekent dat wij als GBLT nu ook gemeentelijke belastingen heffen en innen en voor de aangesloten gemeenten de Wet WOZ uitvoeren. Daarin speelt MijnOverheid Berichtenbox een voorname rol”, aldus Johnny Blankvoort, adviseur/coördinator I&A bij de GBLT.
De aansluiting van GBLT op MijnOverheid, dat naast de Berichtenbox bestaat uit Lopende Zaken en Persoonlijke gegevens, werd gerealiseerd op het moment dat door ons een aantal taken van de gemeente Zwolle werd overgenomen. Blankvoort: “Dat was in 2014. Zwolle was al aangesloten op MijnOverheid en voor ons was dat gegeven een goede reden om ook die stap te maken. Dat geldt ook voor gemeenten die na die tijd bij ons zijn aangesloten. Dit jaar hebben wij voor het eerst een groot aantal aanslagen en documenten verstuurd met behulp van de Berichtenbox. Daarbij ging het om ongeveer driehonderdduizend aanslagen, ongeveer vijftien procent van het totaal aantal belastingplichtigen binnen ons bestand.”
‘Geen garantie’
Het versturen van die aanslagen en bestanden door middel van de Berichtenbox, maakte voor de GBLT een aantal hickups duidelijk. “Voor ons was het erg onduidelijk welke berichten ook daadwerkelijk aan waren gekomen. Als belastingkantoor moet je kunnen garanderen dat zo’n digitale aanslag aankomt. Die garantie was er nu niet en dat is niet alleen vervelend voor ons, maar zeer zeker ook voor de burger. In een aantal gevallen ontvangt die niet of niet tijdig de aanslag, met alle gevolgen van dien. Omdat die onduidelijkheid er was, hebben we besloten om de aanslag ook nog eens op de traditionele manier naar alle belastingplichtigen te sturen.”
Tot helder is dat alle verstuurde aanslagen ook daadwerkelijk aankomen in de Berichtenbox, blijft de GBLT werken met een dubbele verzendwijze. “Op het moment dat alles goed functioneert, gaan we vanuit onze organisatie ook andere poststromen aansluiten”, aldus Caroline Adriaanse, binnen de GBLT een van de applicatiebeheerders die zich heeft bemoeid met de aansluiting op de Berichtenbox. Toch zal die dubbele verzendwijze niet helemaal uit het zicht verdwijnen, zo geeft Adriaanse aan. “Voor burgers die niet digitaal kunnen of willen werken, blijft de traditionele papieren belastingaanslag beschikbaar. Het kan ook niet anders. Iemand die zich niet heeft aangemeld bij MijnOverheid, kunnen we geen digitale aanslag sturen.”
Ondersteuning
Bij de invoering van de Berichtenbox heeft de GBLT af en toe een beroep gedaan op Logius, de partij die het beheer heeft over de digitale overheidspostbus. Over die ondersteuning is Caroline Adriaanse best tevreden. “Zij waren snel als het ging om het akkoord geven over tests die wij moesten uitvoeren en dat gold ook voor het proces van preproductie naar de daadwerkelijke productie. Dat is allemaal vlot afgehandeld.” Toch heeft Adriaanse nog wel een aantal tips als het gaat om die ondersteuning. “Bijvoorbeeld waar het gaat om het aanmaken van berichttypes. Voordat ik een dergelijk berichttype definitief had gemaakt, kon ik het bericht al niet meer wijzigen. Uiteindelijk is het met behulp van de helpdesk van Logius wel weer goed gekomen, maar echt praktisch is het niet. Een ander punt is de inrichting van het productieproces. Nu moet je eerst de hele preproductie inrichten en daarna moet je die hele procedure nog eens volgen op het moment je de feitelijke productie inricht. Het zou veel tijd en werk schelen als je dat proces één-op-één zou kunnen overzetten.”
Mede door het aanhaken van de Belastingdienst gaat het snel met het aantal gebruikers van de Berichtenbox. Het totaal staat nu op ongeveer vier miljoen en wekelijks komen daar circa honderdduizend gebruikers bij. Die populariteit heeft wat betreft Johnny Blankvoort ook een (tijdelijke) keerzijde. “Zeker op het moment dat Belastingdienst, belastingsamenwerkingen, gemeenten en waterschappen massaal berichten gaan versturen, ontstaat er een bottleneck. Er zullen dan ook goede afspraken gemaakt moeten worden wie, wat en wanneer verstuurt. Ook zal het aantal berichten dat maximaal per dag verstuurd kan worden, omhoog moeten. Wat ik heb begrepen wordt momenteel hard gewerkt om die kinderziekten eruit te halen.”
Gemak voor burgers
De komst van MijnOverheid schept voor de burger een platform waarop tal van zaken van overheden centraal worden gepubliceerd en worden vastgelegd. Caroline Adriaanse is van mening dat je het die burger dan ook zo gemakkelijk mogelijk moet maken. Bijvoorbeeld als het gaat om betalen van aanslagen. “Op ons aanslagbiljet staat een link waarmee burgers naar hun eigen bankomgeving kunnen gaan en vanuit de Berichtenbox de aanslag direct kunnen betalen. Waar wij aan werken is een optie waarmee de burger vanuit de Berichtenbox direct toegang heeft tot ‘Mijn Loket’, het loket van de GBLT. Op die manier hoeft de burger zich met DigiD maar één keer aan te melden, bijvoorbeeld wanneer hij of zij bezwaar maakt tegen een belastingaanslag.” Ook Johnny Blankvoort vindt dat gemak voorop moet staan bij het bedenken van toepassingen. Nu komt het nog vaak voor dat je meerdere keren moet inloggen met je DigiD-account. Daar moeten wij vanaf. Binnen de overheid moet er ook geen ‘verkeerde deur’ zijn. Waar je ook ‘aanklopt’, je zou altijd bij de gewenste organisatie terecht moeten komen. Betalingen, doorlinken naar de juiste omgeving van organisaties: het zijn functionaliteiten waarmee je het voor burgers gemakkelijk maakt. Wat ons betreft kan de Berichtenbox daarin een voorname en centrale rol spelen.”
