Denken vanuit data: een nieuwe mindset voor EZK en LNV

Annemijn van Gorp, medewerker CIO Office en coördinator bij het Departementaal Data Centrum

De I-Strategie van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) is ontwikkeld om verschillende uitdagingen te adresseren die ontstaan door toenemende digitalisering. Een van de belangrijkste pijlers is het gebruik van data voor beleid, uitvoering en toezicht. “Ons grote doel is om medewerkers meer datagedreven te laten werken.” Annemijn van Gorp, medewerker CIO Office en coördinator bij het Departementaal Data Centrum (DDC), legt uit welke initiatieven hiertoe worden genomen.

Veertien experimenten

Binnen het DDC gaan EZK en LNV samen met het CBS gezamenlijk datagerichte projecten aan, of liever gezegd: experimenten. Het DDC heeft in totaal veertien experimenten uitgevoerd waarvan het grootste deel inmiddels is afgerond en geëvalueerd. Dit zijn onderzoeken over onder andere mesttransporten, het bel-me-niet-register en populatiebronnen voor de biologische landbouw. Deze projecten ontstaan vanuit de behoeften van beleidsmakers. Door met hen te praten, ontdekt Annemijn welke (datagerichte) vraagstukken er spelen, met welke problemen de beleidsmakers zitten en waarmee zij bezig zijn in hun werk. “Als het erop lijkt dat er toegevoegde waarde zit in het werken met data, zetten we vervolgstappen. Waar kunnen we zinvolle data vinden? Bij het CBS? Of bij andere aangesloten organisaties? Misschien kunnen we helpen door data op te schonen of verschillende bronnen te combineren.”

Korte lijntjes

Het CBS is in het verleden vaker in beeld geweest als datapartner van de departementen, maar het DDC maakt de samenwerking laagdrempelig. Annemijn legt uit dat de samenwerkingsovereenkomst met het CBS heeft geresulteerd in korte lijntjes. “Wij kunnen direct contact opnemen met onze contactpersoon als we een vraag hebben over een bepaald domein. Diegene checkt dan waar de expertise ligt bij het CBS en geeft mij een eerste terugkoppeling over de data waarover het CBS beschikt. Vervolgens breng ik beleidsmakers en de dataspecialisten van het CBS samen om de mogelijkheden verder te verkennen. Die gesprekken zijn verhelderend. Want vaak komen ze dan samen achter ‘de vraag achter de vraag’. En dat is het leuke: naarmate je langer met elkaar praat, wordt de context duidelijker en blijkt nog meer informatie zinvol of waardevol. Voorheen werkten we met medewerkers van het CBS op basis van een aanvraag en een offerte, waarna ze wel of niet voor ons aan de slag gingen. Deze nieuwe laagdrempelige manier van samenwerken biedt veel meer ruimte voor gesprek en verkleint zo de afstand tussen beleidsmakers en data-analisten.”

Soms zit er nog wel afstand tussen beleidsmakers en uitvoering dan wel toezicht. “Een belangrijk aandachtspunt”, stelt Annemijn, “want vaak is er bij uitvoering en toezicht relevante data beschikbaar waar beleid niet altijd weet van heeft. Dus we kunnen winst behalen in het bij elkaar brengen van deze drie. Daar zie ik een rol voor ons weggelegd. Als mensen vanuit de uitvoering bijvoorbeeld met een goed idee bij ons komen, dan kijk ik welke beleidsmedewerkers ik daarbij kan betrekken.”

Bewustzijn creëren met trainingen en activiteiten

Annemijn hoopt steeds meer bewustzijn over de toepassingsmogelijkheden van data te creëren bij medewerkers. Zo worden onder de vlag van de I-Strategie zogenoemde datadagen georganiseerd waar mensen kunnen leren van ervaringen van anderen en is er een training voor beleidsmedewerkers over datagedreven werken. “We ontplooien allerlei activiteiten om uiteindelijk van bewustzijn naar actie te komen. Beleidsmakers of beleidsmedewerkers hoeven natuurlijk geen data scientists te worden. Zo’n training is vooral bedoeld om de onderzoeksvaardigheden op te frissen en om de mindset te veranderen, om vertrouwder te raken met de mogelijkheden van data. Data is niet eng en dataspecialisten ook niet.”

Grotere beleidscasussen

Het DDC begon met kleine experimenten of projecten. Het datacentrum is nu op het punt gekomen dat genoeg ervaring is opgedaan voor de volgende stap: het verder ontwikkelen van het datagedreven werken. Het DDC gaat daarom aan de slag met grotere beleidscasussen op verschillende beleidsterreinen. “Welke vragen komen voort uit de grotere casussen? En wat vraagt dat vervolgens van de organisatie? Hebben we bijvoorbeeld meer juridische krachten nodig die snel projecten kunnen ondersteunen? Wat moet je op datamanagementniveau doen en regelen? Dat is onze strategie: op grotere schaal experimenteren, om van daaruit te zien hoe de organisatie zich kan ontwikkelen.”
Mest-IT is zo’n grotere casus. Daar is een fulltime projectleider opgezet om samen met het ‘mestteam’ te werken aan realtime data-oplossingen om fraude tegen te gaan. “Het beleid rondom mest is ingewikkeld, wat handhaving bemoeilijkt en fraude in de hand werkt. Dit project leent zich uitstekend om datagericht te werken. Welke data hebben we beschikbaar? En wat kunnen we daarmee?”

Tips van Annemijn:

1. Wil je iets met datagedreven werken doen? Ga vooral aan de slag met kortlopende projecten. Als dat goed gaat, kun je verder uitbouwen.
2. Ik denk dat agile werken, met sprints, goed is. Laat tussenresultaten zien, bespreek die met elkaar, en kijk dan wat dat betekent voor de vraagstelling en de behoefte.
3. Het is belangrijk om met een kerngroep geïnteresseerde en enthousiaste mensen te werken. Mensen die benieuwd zijn naar de mogelijkheden van werken met data.
4. Organiseer zaken zo laagdrempelig mogelijk, zodat dataspecialisten makkelijk benaderbaar zijn. Dan kan een dialoog tussen dataspecialisten en beleidsmedewerkers op gang komen, zonder dat er meteen van alles moet.
5. Probeer in de dialoog open te staan voor vragen van de ander. Als de wil er aan beide kanten is, dan komen er hele leuke dingen uit.

Fotografie: Studio Oostrum