Het ministerie van Economische Zaken wil ondernemend Nederland zorgeloos, veilig en betrouwbaar digitaal bedienen. Door bijvoorbeeld berichten en documenten vanuit de overheid aan te bieden via de Berichtenbox voor bedrijven.
De regering heeft de ambitie om in 2017 alle overheidszaken digitaal af te handelen. De Berichtenbox voor bedrijven is één van de digitale voorzieningen waarmee EZ aan die ambitie wil tegemoetkomen. De box is te vergelijken met de Berichtenbox ‘MijnOverheid’ voor burgers, waar onder meer de Belastingdienst, UWV en RDW, gemeenten en waterschappen berichten voor burgers in plaatsen.
De Berichtenbox voor bedrijven maakt straks onderdeel uit van MijnOverheid voor Ondernemers. Een digitale omgeving voor inzicht, overzicht en interactie van de ondernemer met de overheid. De ondernemer kan hier zien hoe zijn bedrijf is geregistreerd bij de overheid, zijn gegevens slim hergebruiken, heeft toegang tot zijn post en krijgt informatie op maat.
MijnOverheid voor Ondernemers is een doorontwikkeling van de bestaande digitale voorzieningen zoals de Berichtenbox voor bedrijven en het Ondernemingsdossier. Het hangt samen met voor ondernemers bekende portals als het Ondernemersplein.
EZ wil meer ondernemers van de Berichtenbox gebruik laten maken. Dit kan door goede voorbeelden te tonen die hen bewust maken van de voordelen die de box biedt.
WBSO als voorbeeld
Wat is dan een goed voorbeeld? Jan Haverdings, manager Kernprocessen NL bij RVO.nl: “Het contact met de ondernemers uit de sector ‘Industrie, Bouw & Energie’, ‘High Tech en ICT’ en ‘Chemie en Life Science’. Zij maken vaak gebruik van de Wet Bevordering Speur en –Ontwikkelingswerk (WBSO, red.), een fiscale regeling die RVO.nl in opdracht van EZ uitvoert.”
“Wij ontvangen jaarlijks pakweg 45.000 WBSO-aanvragen digitaal”, gaat Jan Haverdings verder. “Maar de ondernemers krijgen de beschikking nog steeds op papier. Ik vind dat wij als overheidsdienstverlener ondernemers nu snel de mogelijkheid moeten bieden om de beschikkingen ook digitaal te ontvangen.”
Controleerbaar, veilig en betrouwbaar
Vanaf februari 2016 is de WBSO-regeling in fases aangesloten op de Berichtenbox voor bedrijven. Het basisadministratiesysteem (BAS) waarmee alle aanvragen worden afgehandeld, moest daarvoor worden gekoppeld aan de Berichten Outbound Service (BOS). Deze voorziening zorgt dat berichten op een controleerbare, veilige en betrouwbare manier worden afgeleverd in de Berichtenbox voor bedrijven. Het is een generieke voorziening die EZ vanuit het programma e-Dienstverlening Uitvoering (e-DU) heeft ontwikkeld en geïmplementeerd.
Jan Haverdings: “Met de BOS controleren we of de ondernemer bij het Nederlands Handelsregister een Berichtenbox heeft geregistreerd. Is dit het geval, dan plaatsen we het desbetreffende bericht, in dit geval een beschikking, in de box en krijgt de ondernemer hier een notificatie van.”
Volledig digitaal?
Inmiddels heeft RVO.nl ruim 2.250 WBSO-beschikkingen in diverse Berichtenboxen geplaatst. Dat gebeurt pas nadat de papieren versie is verstuurd. Jan Haverdings: “We zijn nog niet geheel papierloos. Dit heeft te maken met de start van de termijn voor het bezwaar maken op een beslissing, die nu nog door de datum van de papieren versie wordt bepaald. Maar de communicatie zal met de tijd volledig digitaal plaatsvinden en daardoor ook sneller verlopen.”
Hoeveel innovatieve ondernemers vanuit deze doelgroep al gebruik maken van de Berichtenbox, kan Jan Haverdings niet noemen. “Of een ondernemer daadwerkelijk gebruik maakt van de box, zien we pas als we een beschikking daar in willen aanbieden. Heeft de ondernemer zijn Berichtenbox nog niet in het Handelsregister aangemeld, dan lukt dit niet.”
Opschalen
De komende maanden worden nog meer acties rondom de WBSO genomen. Jan Haverdings: “We willen opschalen naar meerdere regelingen. En we willen niet alleen de beschikking maar ook andere briefsoorten in de Berichtenbox aanbieden. Denk dan aan de ontvangstbevestiging of een verzoek om aanvullende informatie. Een technische uitdaging, die bepaalt of ook dit een succesverhaal gaat worden.”
Agrarisch ondernemers
Dorine Rensen, manager Klant Contact & Gegevens bij RVO.nl weet nog een goed voorbeeld te noemen waarin de voordelen van Berichtenbox naar voren komen: de ongeveer 70.000 agrarisch ondernemers in Nederland. Zij kunnen heel goed met de box worden bediend. Bovendien is deze doelgroep goed af te bakenen.
“Het is een sector die verhoudingsgewijs een flinke hoeveelheid brieven van de overheid ontvangt. Als we alle brieven van alle agrarische regelingen bij elkaar nemen, dan kan een boer per jaar 20 tot 25 brieven van ons in de postbus verwachten. Bieden we deze digitaal aan, dan bespaart dat ons ook een flinke hoeveelheid papier.”
Europese verplichting
Net als de innovatieve ondernemers leveren boeren al veel gegevens digitaal aan bij de overheid. Dorine Rensen benadrukt dat Europa de Nederlandse overheid verplicht om de boeren digitaal van dienst te zijn. “De Berichtenbox is daar dus een uitstekend middel voor. Wat ook nog eens helpt is dat alle boeren al zijn aangesloten op e-Herkenning. Dat is vereist om toegang te krijgen tot de Berichtenbox.”
Gemakkelijk maken
Waar de ondernemer bij de WBSO-regeling zelf een Berichtenbox aanmaakt, hoeft de agrarische doelgroep dat voor de agrarische regelingen niet te doen. RVO.nl is een campagne gestart waarbij deze boxen alvast zijn aangemaakt. Dorine Rensen: “Wij maken het boeren makkelijk door alvast een gevulde box voor hen klaar te zetten. Dat doen we door de agrarische regelingen op de box aan te sluiten en de box met berichten te vullen.”
I&R Rund
RVO.nl start voor de agrarisch ondernemers met het plaatsen van berichten over de Identificatie en Registratie van de runderen (I&R Rund). De boeren zijn verplicht hun runderen te laten registreren. Wijzigingen in het aantal, de verblijfplaats en de verplaatsing van runderen geven zij digitaal aan ons door.
De veehouders krijgen de berichten die uit deze registratie voortvloeien in de Berichtenbox. Net als bij de WBSO-regeling biedt RVO.nl de berichten eerst nog zowel op papier als digitaal aan. Na de registratie van de box in het Handelsregister krijgen zij alleen nog digitale berichten.
Enthousiast maken
Dorine Rensen: “Is de Berichtenbox eenmaal met een aantal berichten gevuld, dan benaderen we de boer om de box ook zelf te ervaren en hen er enthousiast voor te maken. We laten hen zien hoeveel werk het hen uit handen neemt. Het enige dat ze nog moeten doen is de registratie in het Handelsregister waarmee ze aangeven van de Berichtenbox gebruik te willen maken.”
Het grote voordeel is dat alle correspondentie van RVO.nl aan de ondernemer straks op 1 plek te vinden is: in de Berichtenbox voor bedrijven. De voorziening die belegd is bij e-Overheid voor bedrijven (e-OvB). Het programma e-DU streeft er naar om eind 2016 90% van de berichten voor de WBSO-regelingen en agrarische regelingen in de box te plaatsen. Daarna volgen meerdere regelingen.
Trendsettend
De Berichtenbox voor bedrijven beperkt zich niet tot RVO.nl. Op termijn sluiten alle overheden hier op aan. Door goede voorbeelden te tonen, wil EZ een trend zetten binnen de overheid. Goed voorbeeld doet goed volgen. En als de ondernemer eenmaal de voordelen van de Berichtenbox kent, zal het gebruik hiervan enorm sterk groeien. Een goede digitale stap op weg naar 2017.
Heb je vragen over de Berichtenbox voor bedrijven, neem dan contact op met de servicedesk van e-Overheid voor Bedrijven: mail contact@e-overheidvoorbedrijven.nl of telefoon: 088-0424230.
