Rijk aan Informatie (RaI) is een rijksbreed programma om de informatiehuishouding op een zo eenvoudig mogelijke wijze voor zowel de binnen- als buitenwereld op orde te krijgen. Jacqueline Rutjens is sinds augustus gedetacheerd als programmadirecteur RaI. Wat zijn haar ervaringen tot nu toe? Alie Eggens interviewde haar voor Rijksportaal.
Wat doet het programma precies?
‘Het doel van RaI is om de informatiehuishouding op een zo eenvoudige manier op orde te krijgen. Ik zoek met het programma naar oplossingen voor het goed documenteren van e-mail, denk na over hoe we effectief en veilig informatie van rijksbrede websites kunnen bewaren en werk aan gebruiksvriendelijke systemen.’
Wat wordt verwacht van de departementen zelf op dit gebied?
‘Uitgangspunt is dat departementen verantwoordelijk zijn voor hun eigen informatiehuishouding. De voornaamste taak van RaI is om departementaal overstijgende onderwerpen te signaleren en op te pakken en hier als Rijksoverheid goed op aan te sturen. Naast wetgeving heeft het Rijk normen en richtlijnen opgesteld die we de ‘Baseline informatiehuishouding’ noemen. Hier bovenop zijn er actuele ontwikkelingen die om oplossingen vragen. De vindbaarheid van informatie bijvoorbeeld. We willen zaken als e-mailarchivering en webarchivering makkelijker maken. En er is aandacht voor de medewerker in de informatiehuishouding die hierin een belangrijke rol speelt.’
Je bent in augustus begonnen als programma-directeur. Wat valt je op en wat is je grootste uitdaging?
‘Dat iedereen blij is dat het programma er is. Informatiehuishouding is hot en zeker niet saai. Ik werd ook meteen gegrepen door de gedrevenheid van de mensen die betrokken zijn bij de informatiehuishouding. Er is ongelofelijk veel kennis en er is veel gebeurd. Je springt op een rijdende trein. Dat voelt goed. Een mooie uitdaging en spannend vind ik de zaken die spelen rondom de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) die garandeert dat iedereen de informatie over bestuurlijke aangelegenheden kan opvragen. En de modernisering van de Archiefwet, ook actueel. Of dat er zaken onvindbaar blijken te zijn. Men zit echt te wachten op een oplossing hiervoor en dat geeft mij het gevoel van: goed dat je er bent.’
Wat betekent RaI voor de collega’s die in de informatiehuishouding werken?
‘Die collega bepaalt in belangrijke mate of informatie op de goede manier wordt gecreëerd, gedeeld en opgeslagen. Dit werk ontwikkelt zich voortdurend. Leuk bij OCW is dat de medewerkers in de informatievoorziening (CEI) opvallend innovatief zijn en met voorstellen komen. Bijvoorbeeld door na te denken over het nieuwe Suite 16 (documentopslagsysteem) en dat toekomstgericht in te zetten.’
Waar zijn jullie nu precies mee bezig?
‘We werken nu nog hard aan de lopende projecten voor dit jaar: de richtlijnen voor e-mailarchivering en webarchivering en we willen de rijksbrede samenwerkfunctionaliteit gebruiksvriendelijker maken. Er is ook een roep om beleidslijnen voor gebruik van persoonlijke communicatiekanalen zoals WhatsApp waar we mee aan de slag gaan.’
Wat zijn de plannen voor komend jaar?
‘We kijken bijvoorbeeld naar digitale vernietiging. Bestaat dat en hoe doe je dat dan? We onderzoeken de toekomst van de DIV functie in het digitale tijdperk, ook wel de snelst veranderende functie genoemd. Het komende jaar willen we ook aan de slag met een Futurelab. Een programmalijn om ons samen met de rijkscollega’s te oriënteren op de toekomst, hoe de informatiehuishouding daarop kan aansluiten. De financiering van het programma loopt tot eind 2018. Dan moet er duidelijkheid zijn over de archivering van e-mail en web, is er een goede samenwerkfunctionaliteit en zijn er in dit vak deskundige en klantvriendelijke medewerkers. We weten dan meer over hoe medewerkers van de overheid omgaan met informatie. En er is een oplossing voor de papieren achterstanden en de digitale archivering. We zijn ook opener en transparanter.’
Hoe zorg je er als rijksbreed programma voor dat de departementen relevante kennis delen en samen optrekken?
‘We delen goede voorbeelden in onze nieuwsbrief. Ook organiseren we ontmoetingen, zoals de meet-up van dinsdag 28 november. Een bijeenkomst waarin we best practices met elkaar hebben gedeeld en gediscussieerd over rijksbrede thema’s. Directeur Informatisering Emine Özyenici en Gerben Kleine, senior adviseur automatisering, vertelden over de innovatieve manier waarop zij aan de slag zijn gegaan met de informatiehuishouding. De discussie ging verder over het nut van wet- en regelgeving, actieve openbaarheid en vernietigingstermijnen. De middag werd afgesloten met een informatiemarkt van Rijk aan Informatie en een netwerkborrel. In het voorjaar van 2018 is de volgende meet-up, want deze smaakte duidelijk naar meer. We zijn van plan nog een aantal van deze meet-ups te organiseren. Ze zijn overigens bestemd voor alle medewerkers bij het rijk en niet alleen voor degenen die in de informatievoorziening werken. Verder organiseren we jaarlijks een kennis- en netwerkdag rondom een centraal thema waarin we verschillende workshops aanbieden.’
Bron: Interview gepubliceerd op12 december 2017 op het Rijksportaal.
Tekst: Alie Eggens.
